Tiệm sửa xe, sửa điện lạnh khi chuyển sang kê khai cần làm hai việc ngay từ ngày đầu: ghi doanh thu tách hai phần — tiền công sửa chữa và tiền phụ tùng, vật tư bán kèm — và giữ chứng từ nhập phụ tùng. Lý do là hai phần này thuộc hai nhóm ngành khác nhau khi tính thuế theo tỷ lệ trên doanh thu (dịch vụ và phân phối hàng hoá), và khi được Thuế cơ sở hỏi, chứng từ nhập hàng là thứ giải thích được doanh thu phụ tùng đến từ đâu.
Năm 2026, phương pháp khoán chấm dứt theo Nghị quyết 198/2025/QH15, nên nhiều tiệm lần đầu phải tự ghi, tự khai. Bài này đi vào đúng đặc thù của nghề sửa chữa: khách trả gộp một cục tiền, thợ đi sửa tận nhà, bảo hành, khách công ty đòi hoá đơn.
Vì sao phải tách tiền công và tiền phụ tùng
Khách sửa xe thường trả một số tiền gộp: “thay má phanh, thay nhớt, công sửa, hết 450 nghìn”. Nếu ghi sổ một dòng 450 nghìn, cuối kỳ không biết bao nhiêu là dịch vụ, bao nhiêu là hàng hoá. Hệ quả:
- Áp tỷ lệ thuế sai nhóm: nhóm dịch vụ và nhóm phân phối, cung cấp hàng hoá có tỷ lệ khác nhau theo quy định hiện hành.
- Không đối chiếu được với lượng phụ tùng nhập vào: nhập 500 bộ má phanh mà doanh thu phụ tùng không tương xứng sẽ bị hỏi.
- Khó lập hoá đơn đúng cho khách công ty, vì hoá đơn cần ghi từng dòng hàng, dịch vụ.
Tỷ lệ cụ thể cho từng nhóm và ngưỡng doanh thu áp dụng với hộ kinh doanh đã được sửa đổi trong đợt sửa luật 2024–2025 (trước đây ngưỡng là 100 triệu đồng/năm); tra mức hiện hành trên trang thông tin của cơ quan thuế hoặc hỏi Thuế cơ sở.
Sổ ghi hằng ngày: mẫu đơn giản cho tiệm sửa chữa
| Ngày | Khách / xe / thiết bị | Tiền công | Tiền phụ tùng, vật tư | Cách trả | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|
| … | Xe tay ga, thay má phanh | 100.000 | 350.000 | Chuyển khoản | |
| … | Điều hoà nhà khách, vệ sinh + nạp gas | 300.000 | 250.000 | Tiền mặt | Sửa tận nhà |
| … | Bảo hành lần trước | 0 | 0 | Không thu tiền, ghi để đối chiếu phụ tùng |
Cuối ngày cộng hai cột, đối chiếu với tiền mặt trong két và tiền chuyển khoản trên ứng dụng ngân hàng. Không cần phần mềm đắt tiền; một cuốn sổ hoặc bảng tính trên điện thoại là đủ, miễn ghi đều.
Với thợ đi sửa tận nhà, dặn thợ nhắn lại ngay sau mỗi ca: công bao nhiêu, vật tư bao nhiêu, khách trả thế nào. Đây là phần hay sót nhất, vì tiền thợ thu tại nhà khách thường về túi thợ trước rồi mới về tiệm.
Chứng từ nhập phụ tùng: giữ gì, giữ bao lâu
- Nhập từ đại lý, công ty: xin hoá đơn cho từng lần mua; nếu từ 5 triệu đồng trở lên thì trả qua ngân hàng để có chứng từ.
- Mua của thợ khác, người bán nhỏ không có hoá đơn: ghi sổ mua hàng với tên, địa chỉ người bán, mặt hàng, số lượng, giá; hỏi Thuế cơ sở về chứng từ phù hợp theo quy định.
- Phụ tùng cũ tháo ra: nếu tiệm bán lại phế liệu (đồng, nhôm từ điều hoà cũ), đó cũng là doanh thu cần ghi.
Lưu hoá đơn, sổ sách theo thời hạn lưu trữ quy định; chứng từ kế toán dùng để ghi sổ, lập báo cáo thường phải giữ ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán. Chụp ảnh lưu thêm một bản trên điện thoại hoặc máy tính cho an toàn.
Khách công ty cần hoá đơn
Tiệm điện lạnh hay nhận bảo trì điều hoà cho văn phòng, nhà hàng; tiệm sửa xe nhận sửa xe cho công ty giao hàng. Những khách này cần hoá đơn để tính chi phí. Cách làm:
- Hỏi Thuế cơ sở về việc sử dụng hoá đơn điện tử của hộ kinh doanh theo quy định hiện hành (Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC về hoá đơn, chứng từ điện tử có hiệu lực từ 1/7/2026).
- Khi lập hoá đơn, ghi tách từng dòng: công vệ sinh, công sửa chữa, từng loại vật tư.
- Thoả thuận với khách về thời điểm lập hoá đơn (khi xong việc) và cách thanh toán (chuyển khoản).
- Không lập hoá đơn “cho đủ số” theo yêu cầu của khách khi không có dịch vụ thật — đây là rủi ro lớn cho chính tiệm.
Buổi làm việc đầu tiên với Thuế cơ sở
Sau chuyển đổi, Thuế cơ sở có thể mời các hộ đến hướng dẫn hoặc rà soát. Mang theo:
- Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, căn cước của chủ hộ.
- Sổ doanh thu các tháng đã ghi, tách tiền công và phụ tùng.
- Hoá đơn, sổ nhập phụ tùng.
- Sao kê tài khoản nhận tiền của tiệm.
- Danh sách thợ làm và cách trả công (theo ngày, theo sản phẩm).
Câu hỏi hay gặp: doanh thu trung bình một ngày, tỷ lệ công và phụ tùng, số thợ, có đi sửa tận nhà không, có khách công ty không. Trả lời theo sổ, không ước chừng. Hỏi lại những điểm chưa rõ: kỳ khai (tháng hay quý), cách nộp, cách dùng hoá đơn, tỷ lệ áp dụng cho từng nhóm.
Ghi lại câu trả lời ngay tại chỗ, kèm tên tổ phụ trách và ngày làm việc. Nếu được hướng dẫn điều gì khác với cách tiệm đang làm, hỏi rõ áp dụng từ kỳ nào và kỳ đã qua có phải khai lại không. Rời buổi làm việc với một danh sách việc cụ thể tốt hơn nhiều so với cảm giác “nghe có vẻ ổn”.
Ví dụ giả định: một tháng của tiệm điện lạnh
Giả sử một tiệm điện lạnh hai thợ, tháng cao điểm mùa nóng thu tổng 120 triệu đồng. Nếu ghi sổ tách, tháng đó có 55 triệu tiền công (vệ sinh, sửa, lắp đặt) và 65 triệu tiền vật tư (gas, ống đồng, tụ, máy nén thay thế). Tiệm nhập vật tư trong tháng khoảng 45 triệu, có hoá đơn của hai đại lý.
Khi Thuế cơ sở hỏi vì sao doanh thu tháng này gấp ba tháng mùa đông, tiệm chỉ cần mở sổ: số lượt khách tăng, vật tư nhập tăng tương ứng. Nếu ghi gộp một dòng 120 triệu, câu hỏi tiếp theo sẽ là “bao nhiêu là hàng, bao nhiêu là dịch vụ” — và không còn cách nào trả lời chính xác.
Tháng mùa đông, doanh thu có thể chỉ còn một phần ba. Khai theo thực tế từng kỳ, đừng “làm phẳng” cho các tháng bằng nhau; sự lên xuống theo mùa là bình thường với nghề này và dễ giải thích khi có sổ.
Những hiểu lầm hay gặp ở tiệm sửa chữa
- “Tiền công là tiền của thợ, không phải doanh thu của tiệm.” Khách trả cho tiệm thì toàn bộ là doanh thu của tiệm; tiền tiệm trả lại cho thợ là chi phí trả công, cách xử lý thuế là chuyện khác.
- “Phụ tùng bán đúng giá nhập, không lãi, nên không phải khai.” Doanh thu tính trên giá bán cho khách, không phải trên phần chênh lệch. Bán đúng giá nhập vẫn là doanh thu.
- “Khách trả tiền mặt thì không ai biết.” Doanh thu tiền mặt vẫn phải ghi. Khi sổ ghi thiếu, vật tư nhập vào nhiều mà doanh thu phụ tùng ít là dấu hiệu dễ thấy khi đối chiếu.
- “Đi sửa tận nhà thì tính cho thợ, không tính cho tiệm.” Nếu thợ đi theo lệnh của tiệm, dùng vật tư của tiệm, thu tiền về cho tiệm, đó là doanh thu của tiệm.
- “Chuyển sang kê khai thì phải mua phần mềm đắt tiền.” Không bắt buộc. Quan trọng là ghi đủ, ghi đều, giữ chứng từ; công cụ nào cũng được miễn làm được việc đó.
Tiệm nào có thợ đi sửa riêng ngoài giờ bằng đồ nghề của mình và tự thu tiền, nên thoả thuận rõ bằng lời hoặc bằng văn bản: phần nào là việc của tiệm, phần nào là việc riêng của thợ. Nhập nhằng chỗ này thì khi bị hỏi, tiệm không giải thích được những khoản tiền chuyển qua lại với thợ.
Tự kiểm tra ở đâu
- Ứng dụng thuế trên điện thoại hoặc tài khoản thuế điện tử: thông báo chuyển đổi, kỳ khai, số đã nộp.
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn đầu vào từ đại lý phụ tùng; hoá đơn đã lập cho khách công ty.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: tên Thuế cơ sở quản lý tiệm.
- Thuế cơ sở: tỷ lệ tính thuế cho từng nhóm, ngưỡng doanh thu hiện hành, mẫu sổ và chứng từ khi mua hàng không có hoá đơn.
Câu hỏi thường gặp
Tiền bảo hành không thu tiền có phải ghi không?
Nên ghi, dù số tiền bằng không, vì tiệm vẫn xuất phụ tùng ra. Ghi lại giúp giải thích vì sao phụ tùng nhập nhiều hơn phụ tùng bán khi được hỏi.
Thợ làm công theo ngày có phải khấu trừ thuế không?
Tuỳ cách trả, số tiền mỗi lần và loại hợp đồng. Hỏi Thuế cơ sở hoặc người làm dịch vụ kế toán về nghĩa vụ khấu trừ với khoản trả công; giữ bảng chấm công và chứng từ trả tiền.
Khách trả gộp, không muốn tách công và phụ tùng thì sao?
Tiệm vẫn tự tách trong sổ theo giá phụ tùng thực tế đã dùng. Khách không cần biết, nhưng sổ của tiệm phải có.
Tiệm nhỏ, doanh thu thấp có phải khai không?
Tuỳ ngưỡng doanh thu hiện hành áp dụng với hộ kinh doanh. Ngưỡng đã được nâng trong đợt sửa luật 2024–2025 so với mức 100 triệu đồng/năm trước đây; hỏi Thuế cơ sở mức và thủ tục áp dụng cho tiệm.
Bán lại điều hoà cũ thu mua của khách có phải khai không?
Có, đó là doanh thu bán hàng. Giữ ghi chép lúc mua (của ai, giá bao nhiêu) để giải thích nguồn hàng.
Có nên lên doanh nghiệp để lập hoá đơn cho khách công ty dễ hơn?
Chỉ nên cân nhắc khi khách công ty chiếm phần lớn doanh thu và tiệm đủ sức làm sổ sách doanh nghiệp. Hộ kinh doanh cũng có thể sử dụng hoá đơn theo quy định; hỏi Thuế cơ sở trước khi quyết định.
