Tiểu thương trong chợ: sổ doanh thu, tiền chuyển khoản và buổi gặp tổ thuế

Tiểu thương trong chợ chuyển sang kê khai cần làm được ba việc đều đặn: ghi tổng doanh thu mỗi ngày (cả tiền mặt lẫn chuyển khoản), giữ chứng từ nhập hàng, và khai, nộp theo kỳ qua tài khoản thuế hoặc ứng dụng thuế điện tử. Không cần phần mềm đắt tiền; một cuốn sổ ghi đúng giờ cuối ngày và một tài khoản ngân hàng dùng riêng cho sạp hàng đã giải quyết được phần lớn.

Theo Nghị quyết 198/2025/QH15, phương pháp khoán thuế với hộ kinh doanh chấm dứt chậm nhất trong năm 2026, nên hầu hết sạp hàng từng nộp khoán đang hoặc sẽ phải chuyển. Bài này viết cho người bán ở chợ, nơi mỗi ngày có hàng trăm lượt mua nhỏ, tiền mặt và mã chuyển khoản lẫn lộn, và không có kế toán riêng.

Vì sao chuyện ở chợ khác cửa hàng thường

Sạp hàng trong chợ có mấy đặc điểm làm việc ghi chép khó hơn một cửa hàng có máy tính tiền:

• Nhiều giao dịch rất nhỏ, không in phiếu, không ghi từng lượt.
• Tiền mặt và chuyển khoản trộn lẫn, nhiều khi chuyển vào tài khoản của người nhà.
• Nhập hàng từ chợ đầu mối, nông dân, người bán rong, thường không có hoá đơn.
• Bán cả sỉ lẫn lẻ: có khách quen lấy hàng ghi nợ, trả cuối tuần.
• Chủ sạp đứng bán cả ngày, không có thời gian làm giấy tờ giữa buổi.

Vì vậy cách làm phải đơn giản tới mức mười phút cuối ngày là xong. Cách nào cần hơn thế thì sớm muộn cũng bị bỏ.

Sổ doanh thu cuối ngày: ghi gì, ghi thế nào

Không cần ghi từng bó rau. Mỗi ngày ghi một dòng:

Một mẹo đơn giản: chụp ảnh trang sổ mỗi tối. Sổ giấy ở chợ dễ ướt, dễ rách; ảnh chụp là bản lưu dự phòng.

Doanh thu dùng để khai là tổng tiền bán hàng của kỳ, không phải phần lãi. Cách tính thuế cụ thể (theo tỷ lệ trên doanh thu hay cách khác) tuỳ quy định áp dụng cho hộ và ngưỡng doanh thu hiện hành; hỏi tổ quản lý, hỗ trợ hộ kinh doanh của Thuế cơ sở. Trước đây ngưỡng doanh thu không phải nộp thuế là 100 triệu đồng/năm, đã được nâng trong đợt sửa luật 2024–2025 — tra mức đang áp dụng, đừng dựa vào lời truyền miệng.

Tiền khách chuyển khoản: tách tài khoản, cộng đủ

Mã chuyển khoản dán ở sạp là thứ tiện nhất với khách, và cũng là nguồn sai lệch lớn nhất với sổ sách của tiểu thương.

• Dùng một tài khoản riêng cho sạp hàng, không dùng chung với tài khoản nhận lương, tiền con cái gửi về, tiền hụi. Tài khoản lẫn lộn thì cuối kỳ không ai tách nổi đâu là tiền bán hàng.
• Không để khách chuyển vào tài khoản của người khác (con, cháu, người bán cùng sạp) rồi “tính sau”. Tiền bán hàng của hộ phải ghi nhận là doanh thu của hộ, bất kể chảy vào tài khoản nào — để lẫn chỉ làm khó chính mình khi giải thích.
• Cộng tổng chuyển khoản mỗi ngày từ lịch sử giao dịch, ghi vào sổ. Cuối tháng, đối chiếu tổng tháng trên sổ với sao kê.
• Tiền chuyển vào không phải tiền bán hàng (người nhà gửi, vay mượn) thì ghi chú ngay lúc đó. Để cuối năm mới nhớ lại là không nhớ nổi.

Nếu quy định hiện hành yêu cầu hộ kinh doanh thông báo tài khoản dùng cho kinh doanh với cơ quan thuế, làm theo hướng dẫn của Thuế cơ sở. Dù có yêu cầu hay không, tách tài khoản vẫn là cách tự bảo vệ tốt nhất.

Chứng từ nhập hàng khi mua của nông dân, chợ đầu mối

Nhiều tiểu thương nghĩ “nhập hàng không có hoá đơn thì thôi, khỏi giữ”. Nên giữ, vì hai lý do: chứng minh nguồn gốc hàng hoá khi có kiểm tra, và tuỳ phương pháp tính thuế áp dụng cho hộ, chi phí nhập hàng có thể liên quan tới việc tính thuế.

• Mua của doanh nghiệp, hộ có hoá đơn: xin hoá đơn điện tử, lưu trong một thư mục trên điện thoại.
• Mua của nông dân, người bán nhỏ không có hoá đơn: ghi một bảng kê đơn giản — ngày, người bán, hàng, số lượng, tiền, cách trả. Trả qua chuyển khoản thì giữ lịch sử giao dịch.
• Mua ở chợ đầu mối: giữ phiếu, biên nhận của nhà vựa nếu có; nếu không, ghi bảng kê như trên.

Mẫu bảng kê và giá trị của nó với từng cách tính thuế nên hỏi Thuế cơ sở. Điều chắc chắn là: có ghi chép thì giải thích được, không ghi thì không.

Buổi hướng dẫn thuế tại chợ: mang gì, hỏi gì

Trong giai đoạn chuyển đổi, Thuế cơ sở có thể phối hợp ban quản lý chợ tổ chức buổi hướng dẫn cho tiểu thương. Nếu có, đi dự — đó là dịp hỏi trực tiếp người quản lý mình.

Mang theo:

• Căn cước của chủ hộ, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (nếu có).
• Điện thoại đã cài ứng dụng thuế điện tử, hoặc thông tin đăng nhập tài khoản định danh điện tử.
• Sổ doanh thu vài tuần gần nhất.

Những câu nên hỏi:

1. Hộ mình khai theo kỳ nào (tháng hay quý), hạn nộp ngày nào.
2. Doanh thu cỡ như hộ mình có phải dùng hoá đơn điện tử, máy tính tiền không.
3. Khai và nộp trên ứng dụng thế nào; ai hướng dẫn khi bị lỗi.
4. Nhập hàng không có hoá đơn thì ghi chép theo mẫu nào.

Ghi lại tên tổ, số điện thoại liên hệ do chính Thuế cơ sở đưa ra tại buổi đó.

Một tuần của sạp hàng: ví dụ giả định

Giả sử một sạp bán trái cây trong chợ phường, hai vợ chồng cùng bán. Nhịp một tuần có thể như sau:

• Mỗi tối: người vợ đếm két, trừ tiền lẻ đầu ngày, ghi cột tiền mặt. Người chồng mở ứng dụng ngân hàng của tài khoản riêng cho sạp, cộng tổng chuyển khoản trong ngày, ghi cột chuyển khoản. Chụp ảnh trang sổ. Tổng cộng khoảng mười phút.
• Mỗi lần nhập hàng ở chợ đầu mối: ghi một dòng vào bảng kê nhập hàng — ngày, nhà vựa, loại trái cây, số ký, tiền, trả tiền mặt hay chuyển khoản.
• Cuối tuần: đối chiếu sổ ghi nợ của ba khách quen lấy sỉ, gạch những khoản đã thu.
• Cuối tháng: cộng doanh thu tháng từ sổ, so với tổng tiền vào tài khoản sạp trên sao kê. Chênh lệch nào thì tìm lý do ngay khi còn nhớ.

Đến kỳ khai, số liệu đã nằm sẵn trong sổ; việc khai trên ứng dụng chỉ còn là nhập số. Điều khó không phải là khai, mà là giữ nhịp ghi đều mỗi tối.

Những hiểu lầm hay gặp ở chợ

• “Sạp nhỏ thì không phải làm gì.” Hộ dưới ngưỡng doanh thu có thể không phải nộp thuế, nhưng vẫn có việc phải làm theo quy định (khai, thông báo doanh thu). Hỏi rõ, đừng suy.
• “Chuyển khoản vào tài khoản con thì không tính.” Tiền bán hàng là doanh thu của hộ dù chảy vào đâu.
• “Cứ khai theo mức khoán cũ là được.” Khi đã chuyển sang kê khai, số khai phải theo doanh thu thực tế ghi trong sổ.
• “Ai ở chợ khai thế nào thì mình khai thế ấy.” Mỗi hộ một doanh thu, một mặt hàng. Chép số của sạp bên cạnh là tự nhận rủi ro.
• “Người tự xưng cán bộ thuế đến sạp thu tiền mặt.” Tiền thuế nộp qua ngân hàng hoặc kênh điện tử, có chứng từ nộp thuế. Không đưa tiền mặt cho ai tại sạp.

Tự kiểm tra ở đâu

1. Ứng dụng thuế điện tử trên điện thoại: xem thông tin hộ, cơ quan thuế quản lý, tờ khai đã nộp, số phải nộp.
2. Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế của hộ.
3. Cổng hoá đơn điện tử: nếu hộ đã dùng hoá đơn điện tử, xem hoá đơn đã lập, đã nhận.

Nếu ứng dụng hiển thị cơ quan quản lý khác với nơi mình nghĩ, hỏi lại trước khi đến. Về lộ trình chuyển từ khoán sang kê khai nói chung, xem thêm hộ kinh doanh chuyển từ thuế khoán sang kê khai.