Hộ kinh doanh chuyển từ thuế khoán sang kê khai: làm ở đâu, bắt đầu từ đâu

Hộ kinh doanh chuyển từ thuế khoán sang kê khai làm việc với Thuế cơ sở quản lý địa điểm kinh doanh, phần lớn qua tài khoản thuế cá nhân hoặc ứng dụng thuế điện tử trên điện thoại, hoặc trực tiếp tại bộ phận một cửa. Việc bắt đầu không phải là điền tờ khai, mà là kiểm tra thông tin đăng ký của hộ và dựng cách ghi doanh thu đủ mọi kênh thu tiền.

Theo Nghị quyết 198/2025/QH15, phương pháp khoán thuế với hộ kinh doanh chấm dứt chậm nhất trong năm 2026. Với nhiều hộ, đây là lần đầu tự chịu trách nhiệm về con số doanh thu của mình thay vì chờ thông báo. Bài này đi theo thứ tự việc cần làm, kèm những chỗ hay hiểu sai.

Vì sao năm 2026 hộ khoán phải chuyển

Nghị quyết 198/2025/QH15 về phát triển kinh tế tư nhân đặt ra ba thay đổi liên quan trực tiếp tới hộ kinh doanh:

• Chấm dứt phương pháp khoán thuế với hộ kinh doanh, chậm nhất trong năm 2026.
• Bãi bỏ lệ phí môn bài từ ngày 1/1/2026.
• Khuyến khích hộ kinh doanh phát triển lên doanh nghiệp, kèm một số ưu đãi cho doanh nghiệp nhỏ và vừa mới thành lập.

Song song, ngưỡng doanh thu mà hộ kinh doanh không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân — trước đây là 100 triệu đồng một năm — đã được nâng trong đợt sửa luật 2024–2025. Mức hiện hành và cách áp dụng nên hỏi thẳng Thuế cơ sở hoặc đọc văn bản đang hiệu lực, không dùng con số trong bài viết cũ.

Điều quan trọng cần hiểu: bỏ khoán không có nghĩa là thuế tăng. Nó có nghĩa là số thuế được tính từ doanh thu thật do hộ tự khai, thay vì từ mức ấn định. Hộ nào ghi chép đầy đủ thì biết trước mình nộp bao nhiêu.

Làm ở đâu: Thuế cơ sở và các kênh điện tử

Hộ kinh doanh do Thuế cơ sở nơi có địa điểm kinh doanh quản lý. Tra đơn vị quản lý bằng số định danh cá nhân của chủ hộ trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế hoặc trên ứng dụng thuế điện tử. Từ ngày 1/7/2025, số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế cá nhân.

Ba kênh làm việc:

• Tài khoản thuế điện tử cá nhân trên trang của cơ quan thuế: kê khai, nộp thuế, xem thông báo.
• Ứng dụng thuế điện tử trên điện thoại: tra cứu nghĩa vụ, nộp thuế, nhận thông báo.
• Bộ phận một cửa của Thuế cơ sở: khi cần hướng dẫn lần đầu, khi thông tin đăng ký sai, khi không tự làm điện tử được.

Mỗi Thuế cơ sở có tổ quản lý, hỗ trợ cá nhân và hộ kinh doanh. Lần đầu chuyển đổi, nên đến hoặc gọi tổ này để được hướng dẫn đúng lịch kê khai áp dụng cho hộ mình.

Sáu việc bắt đầu, theo thứ tự

1. Kiểm tra thông tin đăng ký hộ: tên chủ hộ, số định danh, địa điểm kinh doanh, ngành nghề. Thông tin sai hay cũ (địa chỉ theo phường trước sắp xếp, ngành đã bỏ) thì điều chỉnh trước.
2. Có tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan thuế và bảo đảm số điện thoại, thư điện tử đăng ký còn dùng.
3. Chọn cách ghi doanh thu: sổ ghi chép, phần mềm bán hàng, máy tính tiền. Quan trọng là ghi đủ, ghi hằng ngày.
4. Xác định có phải dùng hoá đơn điện tử, hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền hay không, theo văn bản hiện hành về hoá đơn.
5. Tách tài khoản ngân hàng dùng cho kinh doanh khỏi chi tiêu gia đình, nếu chưa tách.
6. Nắm lịch kê khai, nộp thuế áp dụng cho hộ: theo tháng, theo quý hay theo lần phát sinh; hạn nộp là ngày nào.

Làm xong sáu việc này trước kỳ kê khai đầu tiên, tờ khai đầu tiên chỉ còn là việc chép số.

Ghi doanh thu: đủ mọi kênh thu tiền

Doanh thu để tính thuế là toàn bộ tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ, không phân biệt khách trả bằng cách nào. Hộ kinh doanh ngày nay thường thu qua nhiều kênh cùng lúc:

• tiền mặt tại quầy;
• chuyển khoản, quét mã vào tài khoản ngân hàng;
• ví điện tử, máy quẹt thẻ;
• ứng dụng giao đồ ăn, sàn thương mại điện tử.

Cách ghi đơn giản: cuối ngày cộng doanh thu từng kênh vào một dòng sổ. Cuối tháng đối chiếu tổng chuyển khoản với sao kê ngân hàng, tổng từ ứng dụng với báo cáo của nền tảng. Chênh lệch nào cũng ghi lý do.

Rủi ro lớn nhất là bỏ ngoài sổ một kênh, thường là tiền khách chuyển vào tài khoản cá nhân của người nhà. Dữ liệu từ ngân hàng và nền tảng ngày càng được đối chiếu với cơ quan thuế; phần để ngoài sổ là phần khó giải thích nhất khi bị hỏi.

Hoá đơn và máy tính tiền

Một số nhóm hộ kinh doanh phải sử dụng hoá đơn điện tử, trong đó có hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Đối tượng và ngưỡng áp dụng do văn bản về hoá đơn quy định. Từ ngày 1/7/2026, quy định về hoá đơn, chứng từ điện tử được thay mới với Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC; hộ nên hỏi Thuế cơ sở mình có thuộc diện phải dùng hay không.

Kể cả khi chưa bắt buộc, dùng máy tính tiền hoặc phần mềm bán hàng có kết nối hoá đơn giúp hộ có sẵn số liệu doanh thu từng ngày, đỡ phải cộng tay. Khi chọn thiết bị, phần mềm, chỉ cần bảo đảm nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu kết nối dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định hiện hành.

Hộ có nhiều địa điểm kinh doanh

Hộ có hai, ba điểm bán ở các phường khác nhau cần lưu ý hai điều:

• Mỗi địa điểm có thể do một Thuế cơ sở khác nhau theo dõi. Tra riêng từng địa điểm.
• Doanh thu phải ghi riêng theo từng địa điểm, rồi tổng hợp theo cách văn bản hiện hành quy định cho việc kê khai, quyết toán. Gộp chung rồi chia đều cho các điểm là cách làm dễ bị hỏi lại.

Hộ đạt quy mô nhiều địa điểm, nhiều nhân viên thì cũng là lúc nên cân nhắc chuyển lên doanh nghiệp; nội dung này được nói kỹ trong bài về hộ kinh doanh lên doanh nghiệp cùng mục.

Những hiểu lầm hay gặp

• “Bỏ khoán là thuế tăng gấp mấy lần.” Số thuế phụ thuộc doanh thu thật và tỷ lệ theo ngành nghề. Hộ khai đúng doanh thu thì số nộp phản ánh đúng quy mô kinh doanh.
• “Doanh thu dưới ngưỡng thì khỏi cần khai gì.” Dưới ngưỡng thì không phải nộp thuế, nhưng vẫn có thể phải kê khai, thông báo doanh thu theo quy định. Hỏi Thuế cơ sở cho chắc.
• “Tách hộ ra nhiều người đứng tên để mỗi hộ dưới ngưỡng.” Đây là cách lách có rủi ro rõ: người đứng tên chịu trách nhiệm về nghĩa vụ thuế của hộ đó, và việc chia tách không có thật có thể bị xác định lại doanh thu.
• “Chuyển sang kê khai thì không cần giữ hoá đơn mua hàng.” Hàng hoá mua vào không có chứng từ nguồn gốc là rủi ro riêng khi bị kiểm tra, dù hộ tính thuế theo cách nào. Giữ hoá đơn, chứng từ mua hàng cùng sổ doanh thu.

Tự kiểm tra ở đâu

1. Ứng dụng thuế điện tử trên điện thoại hoặc tài khoản thuế cá nhân: thông tin đăng ký của hộ, thông báo, số đã nộp, số còn phải nộp.
2. Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: cơ quan thuế quản lý, trạng thái.
3. Cổng hoá đơn điện tử nếu hộ đã dùng hoá đơn: hoá đơn đã lập theo ngày.
4. Sao kê tài khoản ngân hàng dùng cho kinh doanh: đối chiếu với doanh thu đã ghi.

Để xem tỷ lệ thuế tính trên doanh thu theo nhóm ngành nghề của hộ kinh doanh, tham khảo phần tỷ lệ thuế hộ kinh doanh trên Thuế Suất và đối chiếu với văn bản hiện hành.