Phần đăng ký doanh nghiệp hộ kinh doanh hoàn toàn tự làm được nếu chịu đọc hướng dẫn và nộp trực tuyến. Phần dễ vấp nhất lại nằm ở hai chặng sau: chốt nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh cũ và dựng nề nếp kê khai, hoá đơn, sổ sách của doanh nghiệp mới. Với nhiều hộ, cách hợp lý là tự làm đăng ký, còn thuê người làm sổ và khai thuế cho doanh nghiệp từ tháng đầu.
“Dịch vụ trọn gói” trên thị trường thường chỉ bao phần đăng ký, con dấu, chữ ký số, hoá đơn — tức chặng dễ nhất. Trước khi so giá, cần biết gói đó bao những việc gì trong ba chặng dưới đây.
Ba chặng việc khi chuyển đổi
| Chặng | Việc chính | Độ khó khi tự làm |
|---|---|---|
| 1. Đăng ký doanh nghiệp | Chọn loại hình, tên, vốn, ngành nghề; nộp hồ sơ đăng ký; nhận giấy chứng nhận, mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế | Thấp đến vừa: có hướng dẫn trực tuyến, sai thì bị trả để sửa |
| 2. Chốt nghĩa vụ của hộ | Khai, nộp đủ thuế của hộ đến ngày dừng; xử lý hoá đơn còn dùng; làm thủ tục chấm dứt hoạt động hộ theo quy định | Vừa đến cao: dễ sót kỳ, sót hoá đơn, sót tiền chậm nộp |
| 3. Khởi động doanh nghiệp | Tài khoản ngân hàng, chữ ký số, hoá đơn điện tử, đăng ký phương pháp tính thuế, tờ khai đầu tiên, sổ sách kế toán | Cao nếu chưa từng làm kế toán doanh nghiệp |
Quy định cụ thể về đăng ký doanh nghiệp từ hộ kinh doanh và về chấm dứt hoạt động của hộ nằm ở pháp luật doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thuế đang hiệu lực (trong đó có Thông tư 90/2026/TT-BTC về đăng ký thuế). Tên mẫu biểu nên tra ở văn bản hiện hành vào ngày nộp.
Tự làm: làm được gì, vướng ở đâu
Tự làm hợp với chủ hộ quen dùng dịch vụ công trực tuyến, có thời gian, và hoạt động không quá phức tạp (một địa điểm, ít nhân viên, ít loại hàng).
- Làm được: soạn và nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, mở tài khoản ngân hàng, mua chữ ký số, đăng ký dùng hoá đơn điện tử theo hướng dẫn của nhà cung cấp.
- Dễ vướng: chọn ngành nghề thiếu hoặc thừa; không biết phải chốt tồn kho, tài sản của hộ ra sao khi chuyển sang doanh nghiệp; khai tờ khai đầu tiên sai kỳ; không biết doanh nghiệp phải có người làm kế toán.
- Tốn thời gian ẩn: đi lại, chờ sửa hồ sơ, gọi hỏi — thường vào đúng mùa bán hàng.
Tự làm không có nghĩa là làm một mình. Chủ hộ có thể tự nộp hồ sơ nhưng vẫn gọi hỏi Thuế cơ sở đang quản lý hộ về trình tự chốt nghĩa vụ, và hỏi cơ quan đăng ký kinh doanh khi hồ sơ bị trả. Hai cuộc gọi này miễn phí và thường tiết kiệm được một lượt sửa hồ sơ.
Thuê trọn gói: gói thường có gì, thiếu gì
Khi hỏi giá, yêu cầu bên dịch vụ liệt kê từng việc theo ba chặng. Bảng dưới là cách đọc một gói:
| Việc | Thường có trong gói | Hay không có, phải hỏi |
|---|---|---|
| Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp | Có | |
| Con dấu, chữ ký số, hoá đơn điện tử | Thường có (có khi tính riêng) | Phí duy trì năm sau |
| Chốt thuế, hoá đơn của hộ kinh doanh cũ | Thường không có | |
| Chuyển tồn kho, tài sản từ hộ sang doanh nghiệp | Thường không có | |
| Kê khai thuế, sổ sách những tháng đầu | Có gói tặng vài tháng | Phí sau thời gian tặng |
| Hỗ trợ khi cơ quan thuế hỏi | Phạm vi và phí riêng |
Hai gói cùng tên “trọn gói” có thể chênh nhau gấp mấy lần vì khác phạm vi. So giá mà không so phạm vi là so sai.
Thêm một điểm cần hỏi: ai giữ tài khoản, mật khẩu và chữ ký số sau khi bên dịch vụ làm xong. Đó là tài sản của doanh nghiệp, phải được bàn giao cho chủ doanh nghiệp giữ. Bên dịch vụ chỉ nên được cấp quyền sử dụng theo phạm vi hợp đồng, và khi thôi hợp tác thì đổi mật khẩu ngay trong ngày.
Ví dụ giả định: cửa hàng điện thoại, doanh thu 6 tỷ một năm
Giả sử hai vợ chồng có cửa hàng bán điện thoại và phụ kiện, hộ kinh doanh, doanh thu khoảng 6 tỷ đồng/năm, bốn nhân viên, tồn kho khoảng 800 triệu. Nhiều khách công ty đòi hoá đơn nên họ quyết định lên công ty trách nhiệm hữu hạn.
Cách một — tự làm toàn bộ: chồng tự nộp hồ sơ đăng ký, mất hai lần sửa vì ghi ngành nghề chưa đúng mã. Có mã số doanh nghiệp, mua chữ ký số, đăng ký hoá đơn. Nhưng không ai chốt thuế của hộ cho tháng cuối cùng; tồn kho 800 triệu chuyển sang công ty không có hoá đơn, không có biên bản, nên công ty bán hàng tồn này mà không có chứng từ đầu vào. Ba tháng sau, kế toán mới thuê phát hiện, phải dựng lại hồ sơ chuyển giao tài sản và hỏi cơ quan thuế cách xử lý.
Cách hai — tự đăng ký, thuê kế toán từ ngày đầu: vợ chồng tự nộp hồ sơ đăng ký, nhưng trước đó thuê một kế toán dịch vụ tư vấn hai buổi: một buổi chốt thuế của hộ, kiểm kê tồn kho và lập hồ sơ chuyển giao; một buổi thiết lập sổ sách, hoá đơn, lịch khai thuế cho công ty. Kế toán làm tiếp theo hợp đồng tháng. Chi phí cao hơn cách một ở tháng đầu, nhưng không phải chữa cháy về sau.
Cách ba — thuê trọn gói đăng ký: nhanh, gọn phần giấy tờ; nhưng nếu gói không có hai việc chốt hộ và chuyển tồn kho, kết quả giống cách một.
Những điều nên biết trước khi chọn
- Nghĩa vụ thuế đổi hẳn: doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên. Thuế suất thu nhập doanh nghiệp theo Luật 67/2025/QH15 là 15% với doanh nghiệp có tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng, 17% với doanh nghiệp trên 3 tỷ đến 50 tỷ, 20% là mức phổ thông.
- Ưu đãi có thể xét: Nghị quyết 198/2025/QH15 có chính sách miễn thuế thu nhập doanh nghiệp 3 năm cho doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập mới. Điều kiện áp dụng cho trường hợp chuyển từ hộ kinh doanh cần tra văn bản hướng dẫn và hỏi cơ quan thuế.
- Lệ phí môn bài đã bãi bỏ từ 1/1/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15 — bên dịch vụ nào còn báo phí này cho năm 2026 thì hỏi lại.
- Chứng từ thanh toán: hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Thói quen trả tiền mặt cho nhà cung cấp của hộ phải đổi ngay từ ngày đầu.
Bảng tự đánh giá: tự làm hay thuê
Trả lời “có” hoặc “không”:
- Chủ hộ đã từng nộp hồ sơ trực tuyến trên cổng dịch vụ công?
- Hộ chỉ có một địa điểm, không có chi nhánh ở nơi khác?
- Tồn kho, tài sản có giá trị nhỏ, dễ kiểm kê?
- Hộ không còn nợ thuế, không có thông báo nào chưa xử lý?
- Đã có người (trong nhà hoặc thuê) sẽ làm kế toán cho doanh nghiệp?
Nhiều câu “có”: tự làm phần đăng ký, chỉ thuê tư vấn ngắn cho chặng 2. Nhiều câu “không”: nên thuê người đi cùng cả ba chặng, và ký hợp đồng ghi rõ từng việc.
Tự kiểm tra ở đâu
- Tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại của hộ: tờ khai, số đã nộp, số còn nợ trước khi dừng hộ.
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn của hộ (nếu có dùng) — cần xử lý trước khi chuyển.
- Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp: tình trạng hồ sơ đăng ký.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: sau khi có mã số doanh nghiệp, kiểm tra cơ quan thuế quản lý và trạng thái.
Nếu muốn so sánh cách giữ người làm sổ cũ với thuê dịch vụ kế toán doanh nghiệp, có thể tham khảo phần chọn dịch vụ kế toán trên Danh Bạ Thuế.
Câu hỏi thường gặp
Mã số thuế của hộ có dùng tiếp cho doanh nghiệp không?
Không. Doanh nghiệp có mã số doanh nghiệp riêng, đồng thời là mã số thuế. Nghĩa vụ của hộ phải được chốt theo mã của hộ, nghĩa vụ của doanh nghiệp tính từ khi doanh nghiệp được thành lập.
Hàng tồn của hộ chuyển sang doanh nghiệp có cần hoá đơn không?
Cần có chứng từ phù hợp cho việc chuyển giao tài sản, hàng hoá từ chủ hộ sang doanh nghiệp, ví dụ theo hình thức góp vốn bằng tài sản hoặc bán. Cách làm và chứng từ cụ thể nên hỏi kế toán và cơ quan thuế trước khi chuyển.
Thuê trọn gói rồi, nếu cơ quan thuế hỏi về hộ cũ thì ai lo?
Tuỳ hợp đồng. Phần lớn gói đăng ký không bao việc này. Chủ hộ vẫn là người chịu trách nhiệm về nghĩa vụ của hộ; nếu muốn bên dịch vụ hỗ trợ, ghi rõ trong hợp đồng.
Có nên chuyển ngay giữa năm hay chờ đầu năm?
Chọn thời điểm đầu tháng hoặc đầu quý giúp chốt số liệu gọn hơn. Chờ đầu năm không bắt buộc; điều quan trọng là có kế hoạch chốt hộ và khởi động doanh nghiệp liền mạch.
Tự làm kế toán cho doanh nghiệp mới được không?
Doanh nghiệp phải tổ chức công tác kế toán theo Luật Kế toán; doanh nghiệp nhỏ có thể thuê dịch vụ kế toán. Chủ doanh nghiệp tự ghi chép được, nhưng tờ khai và báo cáo tài chính đòi hỏi kiến thức riêng, nên cân nhắc kỹ.
Chi phí thuê dịch vụ có được tính vào chi phí doanh nghiệp không?
Chi phí dịch vụ thật, có hợp đồng, hoá đơn và chứng từ thanh toán phù hợp thường được xem xét như các khoản chi phục vụ kinh doanh. Kiểm tra điều kiện chi phí được trừ theo quy định hiện hành.
