Được mời giải trình số liệu tờ khai, hãy mang theo ba nhóm: bảng đối chiếu chỉ ra vì sao hai con số lệch nhau, chứng từ gốc cho từng khoản tạo nên chênh lệch, và giấy tờ nền (giấy uỷ quyền, tờ khai đã nộp, thư mời). Thành phần cụ thể của nhóm thứ hai phụ thuộc vào loại chênh lệch ghi trong thư mời — tờ khai với hoá đơn, tờ khai với báo cáo tài chính, hay số liệu giữa các loại thuế với nhau.
Nhiều người mang cả chục cặp hồ sơ nhưng thiếu đúng một bảng giải thích chênh lệch, và buổi làm việc kết thúc bằng yêu cầu “về lập bảng đối chiếu rồi gửi lại”. Bài này đi theo từng loại chênh lệch hay gặp, mỗi loại kèm danh sách mang theo. Danh mục giấy tờ chung cho mọi buổi làm việc có ở bài giấy tờ mang theo khi được mời làm việc về thuế.
Đọc thư mời: chênh lệch nằm giữa hai con số nào
Thư mời giải trình thường nêu kỳ tính thuế, loại tờ khai và nội dung cần làm rõ. Viết lại nội dung đó thành một câu dạng: “Số A (nguồn A) khác số B (nguồn B) là X đồng, kỳ Y”. Nếu không viết được câu này, gọi hỏi lại đơn vị mời trước khi chuẩn bị.
| Loại chênh lệch | Nguồn A | Nguồn B |
|---|---|---|
| Doanh thu tờ khai giá trị gia tăng với hoá đơn đầu ra | Tờ khai | Dữ liệu hoá đơn trên hệ thống |
| Thuế đầu vào khấu trừ với hoá đơn mua vào | Tờ khai | Hoá đơn người bán đã lập cho doanh nghiệp |
| Doanh thu năm giữa các tờ khai | Tổng tờ khai giá trị gia tăng các kỳ | Tờ khai quyết toán thu nhập doanh nghiệp, báo cáo tài chính |
| Chi phí lương với thu nhập chịu thuế cá nhân | Chi phí lương trên báo cáo, tờ khai thu nhập doanh nghiệp | Tờ khai khấu trừ, quyết toán thuế thu nhập cá nhân |
| Doanh thu với dòng tiền | Tờ khai | Dữ liệu tiền về tài khoản |
Chênh lệch doanh thu tờ khai với hoá đơn đầu ra
Nguyên nhân hay gặp: hoá đơn điều chỉnh, thay thế lập ở kỳ sau; hoá đơn lập trước khi giao hàng; doanh thu không phải lập hoá đơn ngay; hoá đơn bị huỷ nhưng chưa phản ánh. Mang theo:
- Bảng kê hoá đơn đầu ra tải từ cổng hoá đơn điện tử, đánh dấu các hoá đơn gây chênh lệch.
- Bảng đối chiếu theo từng hoá đơn: số hoá đơn, ngày lập, kỳ đã khai, lý do khai ở kỳ đó.
- Hợp đồng, biên bản giao hàng, nghiệm thu chứng minh thời điểm ghi nhận doanh thu.
- Hoá đơn điều chỉnh, thay thế kèm văn bản thoả thuận với người mua.
Chênh lệch thuế đầu vào được khấu trừ
Thường do: hoá đơn đầu vào kê khai muộn, hoá đơn của người bán sau đó bị huỷ hoặc điều chỉnh, hoá đơn không đủ điều kiện khấu trừ. Mang theo:
- Bảng kê hoá đơn đầu vào đã khai, so với danh sách hoá đơn người bán lập cho doanh nghiệp trên hệ thống.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên (Luật 48/2024/QH15).
- Hợp đồng, biên bản giao nhận với nhà cung cấp có hoá đơn bị hỏi.
- Kết quả tra trạng thái mã số thuế nhà cung cấp tại thời điểm giao dịch và thời điểm hiện tại, ghi ngày tra.
Nếu tự phát hiện hoá đơn không đủ điều kiện, chuẩn bị luôn phương án khai bổ sung giảm số khấu trừ. Chủ động điều chỉnh thường tốt hơn là chờ bị kết luận.
Chênh lệch giữa tờ khai giá trị gia tăng và quyết toán năm
Tổng doanh thu trên các tờ khai giá trị gia tăng trong năm khác doanh thu trên báo cáo tài chính và tờ khai quyết toán thu nhập doanh nghiệp. Lý do có thể hợp lý: doanh thu không chịu thuế giá trị gia tăng, doanh thu hoạt động tài chính, thời điểm ghi nhận khác nhau giữa hai luật, hàng bán bị trả lại. Mang theo:
- Bảng đối chiếu doanh thu theo tháng: cột tờ khai giá trị gia tăng, cột sổ kế toán, cột chênh lệch, cột lý do.
- Sổ chi tiết tài khoản doanh thu.
- Báo cáo tài chính năm, tờ khai quyết toán.
- Chứng từ cho từng khoản chênh lệch lớn.
Chênh lệch chi phí lương và thuế thu nhập cá nhân
Chi phí lương trên báo cáo lớn hơn nhiều so với thu nhập đã khai trên tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là câu hỏi hay gặp. Nguyên nhân có thể là khoản không chịu thuế, khoản trích trước chưa chi, lao động dưới ngưỡng phải nộp, hoặc khai thiếu. Mang theo:
- Bảng lương từng tháng, có chữ ký hoặc xác nhận chuyển khoản.
- Hợp đồng lao động, danh sách lao động theo tháng.
- Đăng ký người phụ thuộc, cam kết của người có thu nhập thấp nếu có.
- Chứng từ chi trả cho cá nhân không ký hợp đồng lao động, kèm chứng từ khấu trừ 10% với khoản từ 2 triệu đồng/lần trở lên.
- Bảng đối chiếu: tổng chi phí lương, trừ khoản không chịu thuế, trừ khoản trích trước, ra số chịu thuế đã khai.
Chênh lệch giữa doanh thu và tiền về tài khoản
Dữ liệu tiền về tài khoản ngày càng được dùng để đối chiếu. Tiền về nhiều hơn doanh thu có thể do: vay, góp vốn, thu hộ, tiền đặt cọc, thu nợ kỳ trước, chuyển tiền nội bộ giữa các tài khoản. Mang theo:
- Sao kê của các tài khoản doanh nghiệp trong kỳ.
- Bảng phân loại tiền về: doanh thu, vay, góp vốn, thu hộ, đặt cọc, nội bộ — mỗi nhóm có chứng từ.
- Hợp đồng vay, biên bản góp vốn, hợp đồng thu hộ.
Không nên dùng tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp để nhận tiền bán hàng. Khi đã lỡ dùng, cần giải trình minh bạch và kê khai đủ doanh thu tương ứng, không để ngoài sổ.
Giấy tờ nền, người đi và cách đóng gói
Dù chênh lệch thuộc loại nào, bìa đầu tiên trong cặp luôn gồm:
- Thư mời bản in, đánh dấu phần nội dung được hỏi.
- Giấy uỷ quyền nếu người đi không phải người đại diện theo pháp luật, ghi rõ được giải trình, cung cấp tài liệu và ký biên bản về nội dung trong thư mời.
- Căn cước của người đi.
- Tờ khai của kỳ được hỏi, bản tải từ tài khoản thuế điện tử, kèm tờ khai bổ sung nếu có.
- Văn bản giải trình ngắn một đến hai trang, nêu từng chênh lệch, lý do và danh mục tài liệu kèm theo.
Người đi nên là người đã lập hoặc hiểu rõ tờ khai — kế toán phụ trách hoặc kế toán trưởng. Nếu giám đốc đi một mình, cần một trang tóm tắt viết bằng lời thường để đọc được mà không cần kế toán ngồi cạnh. Với chênh lệch liên quan hợp đồng lớn, nên có người phụ trách kinh doanh đi cùng để giải thích bản chất giao dịch.
Mỗi tài liệu nộp lại nên có một bản sao giữ ở doanh nghiệp, cùng thứ tự, để khi cơ quan thuế hỏi thêm qua điện thoại thì mở ra đúng trang ngay.
- Không cần mang toàn bộ chứng từ cả năm. Mang những gì liên quan chênh lệch được hỏi; phần còn lại để sẵn ở văn phòng, có thể gửi bổ sung.
- Không nộp tài liệu nội bộ chưa kiểm tra như bảng tính nháp, ghi chú cá nhân có nhận xét không chính xác.
- Đóng gói theo loại chênh lệch: mỗi loại một bìa, trang đầu là bảng đối chiếu, sau đó chứng từ theo thứ tự trong bảng.
- Bản điện tử của bảng đối chiếu mang theo trong thiết bị lưu trữ, để gửi ngay nếu được yêu cầu.
Tự kiểm tra ở đâu trước ngày giải trình
- Tài khoản thuế điện tử: tải lại đúng tờ khai đã nộp (có thể khác bản lưu trong máy nếu đã khai bổ sung).
- Cổng hoá đơn điện tử: tải bảng kê hoá đơn đầu ra, đầu vào của kỳ được hỏi.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái các nhà cung cấp liên quan.
- Sổ kế toán: đối chiếu với tờ khai trước khi đối chiếu với dữ liệu của cơ quan thuế.
Nếu tự kiểm tra thấy sai thật, khai bổ sung trước ngày làm việc và mang tờ khai bổ sung theo. Buổi giải trình khi đó chuyển thành buổi xác nhận, thường gọn hơn nhiều.
Câu hỏi thường gặp
Có nên khai bổ sung trước buổi giải trình không?
Nếu đã xác định có sai sót thật thì nên khai bổ sung trước và mang theo. Nếu chênh lệch có lý do hợp lý, không cần khai bổ sung mà chuẩn bị giải trình kèm chứng từ.
Giải trình bằng văn bản có thay cho đến trực tiếp được không?
Tuỳ thư mời. Nhiều trường hợp cơ quan thuế chấp nhận văn bản giải trình kèm tài liệu. Nếu thư mời yêu cầu có mặt, có thể hỏi trước xem gửi văn bản có được không.
Chênh lệch nhỏ vài trăm nghìn có cần giải trình không?
Nếu thư mời hỏi thì vẫn phải trả lời. Chênh lệch nhỏ thường do làm tròn hoặc sai kỳ, giải trình ngắn kèm bảng đối chiếu là đủ.
Kế toán cũ lập tờ khai đã nghỉ việc, ai giải trình?
Người đại diện hoặc kế toán hiện tại. Cần dựng lại bảng đối chiếu từ sổ sách và dữ liệu trên hệ thống. Nếu không đủ thời gian, gửi văn bản xin lùi ngày làm việc kèm lý do.
Không tìm thấy hợp đồng gốc với một nhà cung cấp thì làm sao?
Tìm các chứng từ khác chứng minh giao dịch: đơn đặt hàng, thư điện tử trao đổi, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán, phiếu nhập kho. Có thể đề nghị nhà cung cấp cung cấp bản sao hợp đồng.
Có được nhờ đại lý thuế đi giải trình thay không?
Được, nếu có giấy uỷ quyền ghi rõ phạm vi. Doanh nghiệp vẫn nên duyệt văn bản giải trình và bảng đối chiếu trước khi đại lý mang đi, vì trách nhiệm về số liệu vẫn thuộc doanh nghiệp.
Sau buổi giải trình có nhận được văn bản gì không?
Thường có biên bản làm việc; sau đó cơ quan thuế có thể chấp nhận giải trình hoặc đề nghị khai bổ sung, hoặc chuyển sang kiểm tra. Theo dõi thông báo trên tài khoản thuế điện tử.
