Đối chiếu doanh thu nhiều nguồn trước buổi làm việc với thuế: bảng khớp số nên mang theo

Trước buổi làm việc với thuế về doanh thu, hãy lập một bảng khớp số đặt năm nguồn cạnh nhau: phần mềm bán hàng, cổng thanh toán và sàn, sao kê ngân hàng, báo cáo quản lý nội bộ và hoá đơn đã lập. Mỗi dòng chênh lệch giữa các nguồn phải có lý do và chứng từ. Cán bộ thuế không cần năm nguồn khớp tuyệt đối; họ cần thấy doanh nghiệp hiểu vì sao chúng lệch và doanh thu đã khai là đủ.

Doanh nghiệp bán lẻ nhiều kênh gần như luôn có chênh lệch: tiền về ngân hàng trễ vài ngày, sàn trừ phí trước khi trả, khách trả hàng, hoá đơn gộp cuối ngày. Nếu không có bảng giải thích, mỗi chênh lệch trở thành một câu hỏi. Bài này chỉ cách dựng bảng khớp số từ nguồn tới dòng, những lệch hợp lý và những lệch cần xử lý trước khi đi làm việc.

Năm nguồn số liệu và mỗi nguồn cho biết gì

Không nguồn nào “đúng” tuyệt đối. Bảng khớp số dùng một nguồn làm gốc — thường là phần mềm bán hàng sau khi đã làm sạch — và giải thích từng nguồn còn lại lệch với gốc bao nhiêu, vì sao.

Dựng bảng khớp số: cấu trúc gợi ý

Mỗi tháng một trang, các cột:

1. Doanh thu gốc (phần mềm bán hàng, đã loại đơn huỷ).
2. Doanh thu đã lập hoá đơn và chênh lệch với gốc.
3. Doanh thu trên tờ khai và chênh lệch với hoá đơn.
4. Tiền qua cổng thanh toán, sàn (trước phí) và chênh lệch với gốc.
5. Tiền về ngân hàng và chênh lệch với cổng thanh toán.
6. Tiền mặt thu tại quầy (từ báo cáo ca).
7. Cột lý do: mã hoá các lý do (trễ ngày, phí, hoàn tiền, đơn huỷ, không phải doanh thu) và số tiền cho từng lý do.

Dòng cuối mỗi tháng: tổng chênh lệch đã giải thích và phần còn lại chưa giải thích. Phần này càng nhỏ càng tốt; nếu lớn, phải tìm ra trước ngày làm việc.

Làm sạch nguồn gốc và ghi dấu vết người lập

Bảng khớp số chỉ đáng tin khi nguồn gốc đã sạch. Trước khi đặt các cột cạnh nhau, rà phần mềm bán hàng:

• Đơn huỷ, đơn thử do nhân viên tạo khi học dùng phần mềm, đơn nhập trùng — loại ra, lưu danh sách đã loại kèm lý do.
• Đơn nội bộ: hàng xuất dùng cho cửa hàng, hàng tặng, hàng mẫu. Đây không phải doanh thu bán ra thông thường nhưng có thể có cách xử lý thuế riêng; tách thành một nhóm.
• Đơn bán cho nhân viên với giá ưu đãi: vẫn là doanh thu theo giá thực bán.
• Đơn đặt cọc, đơn chưa giao: tách riêng, ghi thời điểm giao dự kiến.

Thời gian làm sạch thường chiếm một nửa công sức đối chiếu. Nhưng khi đã làm, những tháng sau chỉ cần làm phần phát sinh mới.

Ai lập, ai xác nhận. Bảng khớp số nên có hai người: người lập (kế toán bán hàng hoặc kế toán tổng hợp) và người xác nhận (kế toán trưởng hoặc giám đốc). Lý do không chỉ là kiểm soát nội bộ: khi cán bộ thuế hỏi về một dòng, người trả lời cần biết con số đó từ đâu ra và ai đã xem.

• Ghi tên tệp nguồn, ngày tải cho từng cột.
• Ghi người lập, ngày lập, người xem lại.
• Khi có chỉnh sửa sau ngày lập, lưu bản cũ, ghi lý do chỉnh.

Một bảng có dấu vết rõ ràng như vậy giúp giải trình thuyết phục hơn nhiều so với một bảng tính “sạch” mà không ai nói được số liệu lấy từ đâu. Với doanh nghiệp có nhiều cửa hàng, mỗi cửa hàng nên có một người chốt số liệu ngày và chịu trách nhiệm về báo cáo ca; kế toán trụ sở chỉ tổng hợp, không tự sửa số của cửa hàng mà không ghi lại lý do. Nếu doanh nghiệp dùng đơn vị dịch vụ kế toán, thống nhất trước ai giữ tệp gốc, để khi đổi đơn vị dịch vụ không mất dấu vết đối chiếu các năm trước.

Những chênh lệch hợp lý hay gặp

• Trễ ngày thanh toán: đơn bán ngày 30, tiền về ngân hàng ngày 2 tháng sau. Lệch tháng, cộng dồn quý thì khớp.
• Phí sàn, phí cổng thanh toán: tiền thực nhận thấp hơn doanh thu. Doanh thu khai là giá bán; phí là chi phí, có chứng từ của sàn hoặc cổng.
• Hoàn tiền, trả hàng: có chứng từ hoàn, hoá đơn điều chỉnh nếu đã lập hoá đơn.
• Tiền không phải doanh thu: góp vốn, vay, chuyển nội bộ giữa hai tài khoản doanh nghiệp, tiền đặt cọc.
• Khuyến mãi, chiết khấu: báo cáo quản lý tính khác phần mềm bán hàng.

Mỗi lý do cần một chứng từ: báo cáo đối soát của sàn, sao kê, phiếu trả hàng, hợp đồng vay. Lý do không có chứng từ chỉ là lời giải thích.

Những chênh lệch cần xử lý trước khi đi

• Doanh thu trên phần mềm bán hàng lớn hơn doanh thu trên tờ khai mà không giải thích được bằng đơn huỷ hay lệch kỳ. Đây là dấu hiệu khai thiếu; nên khai bổ sung.
• Tiền bán hàng về tài khoản cá nhân của chủ hoặc nhân viên. Cần tổng hợp đầy đủ và đưa vào doanh thu đã khai; không để ngoài sổ.
• Đơn bán không lập hoá đơn khi người mua là tổ chức yêu cầu hoá đơn, hoặc khi thuộc diện phải lập.
• Hoá đơn lập cuối ngày gộp không khớp tổng đơn trong ngày.

Xử lý những điểm này trước ngày làm việc — khai bổ sung, lập hoá đơn điều chỉnh theo đúng quy định — rồi mang theo chứng từ đã xử lý. Chủ động sửa luôn tốt hơn bị phát hiện.

Ví dụ giả định: chuỗi ba cửa hàng mỹ phẩm

Giả sử một công ty có ba cửa hàng mỹ phẩm và một gian hàng trên sàn, được mời làm việc về doanh thu quý II. Kế toán dựng bảng khớp số:

Với bảng này, buổi làm việc chỉ còn xem mẫu chứng từ cho từng dòng giải thích. Nếu không có bảng, riêng khoản chênh lệch 600 triệu giữa doanh thu và tiền về ngân hàng đã đủ gây nghi ngờ.

Làm thường xuyên để khỏi dựng lại khi bị hỏi

Đối chiếu doanh thu hiệu quả nhất khi làm theo nhịp, không phải khi có thư mời:

• Hằng ngày: khớp báo cáo ca với tiền mặt và thiết bị thanh toán tại quầy.
• Hằng tuần: khớp đối soát sàn, cổng thanh toán với tiền về ngân hàng.
• Cuối tháng: tải hoá đơn đầu ra trên cổng hoá đơn điện tử, khớp với phần mềm bán hàng trước khi lập tờ khai.
• Cuối quý, cuối năm: khớp tổng tờ khai với sổ kế toán, chuẩn bị cho quyết toán.

Doanh nghiệp làm đều nhịp này thì khi nhận thư mời chỉ cần in bảng đã có, không phải thức đêm dựng lại cả quý.

Tự kiểm tra ở đâu

1. Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn đầu ra của kỳ, hoá đơn điều chỉnh, thay thế.
2. Tài khoản thuế điện tử: tờ khai đã nộp, kể cả tờ khai bổ sung.
3. Báo cáo đối soát của sàn, cổng thanh toán: tải bản chính thức, không dùng ảnh chụp màn hình.
4. Sao kê ngân hàng của mọi tài khoản đứng tên doanh nghiệp.

Cách đối chiếu doanh thu đa kênh theo nhịp hằng tháng có trình bày chi tiết hơn ở mục doanh thu đa kênh trên Thuế 360.