Khi được mời làm việc về thuế, cần mang hai lớp giấy tờ. Lớp nền luôn phải có: thư mời, giấy tờ tuỳ thân, giấy uỷ quyền nếu không phải người đại diện, thông tin đăng ký doanh nghiệp bản mới nhất. Lớp thứ hai là tài liệu đúng với nội dung ghi trong thư mời: tờ khai, hoá đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán, sổ sách của những kỳ được hỏi.
Sai lầm phổ biến nhất là ôm cả tủ hồ sơ đi mà vẫn thiếu đúng tờ cần. Thư mời thường đã ghi nội dung, kỳ và tài liệu cần mang; đọc kỹ nó là việc quan trọng hơn mọi thứ khác. Phần dưới đi từ cách đọc thư mời, tới giấy tờ nền, tới bảng tài liệu theo từng tình huống hay gặp.
Đọc thư mời trước khi mở tủ hồ sơ
Thư mời làm việc của cơ quan thuế thường nêu đủ những thông tin sau. Gạch chân từng mục trước khi làm gì khác:
- Nội dung làm việc: giải trình, bổ sung, đối chiếu, kiểm tra — về vấn đề gì.
- Kỳ, năm liên quan. Chỉ chuẩn bị đúng kỳ được hỏi.
- Tài liệu yêu cầu: có thể liệt kê cụ thể, có thể chỉ ghi chung “hồ sơ, tài liệu liên quan”.
- Thành phần: người đại diện, kế toán trưởng, hay “người có thẩm quyền”.
- Thời gian, địa điểm, người liên hệ.
Nếu thư mời chỉ ghi chung chung, gọi người liên hệ ghi trên thư để hỏi cụ thể: cần đối chiếu chỉ tiêu nào, hoá đơn nào. Hỏi trước một cuộc điện thoại, đỡ một lượt đi bổ sung. Ghi lại tên người đã trả lời và nội dung được dặn thêm.
Giấy tờ nền: lần nào cũng mang
- Thư mời bản in.
- Giấy tờ tuỳ thân của người đi làm việc.
- Giấy uỷ quyền nếu người đi không phải người đại diện theo pháp luật; ghi rõ phạm vi, đặc biệt có được ký biên bản hay không.
- Thông tin đăng ký doanh nghiệp bản mới nhất, điều lệ nếu cần chứng minh thẩm quyền.
- Con dấu nếu doanh nghiệp dùng dấu và có thể phải đóng dấu lên tài liệu nộp bổ sung.
- Danh mục tài liệu doanh nghiệp mang theo, để đối chiếu nhanh và làm căn cứ ghi vào biên bản.
Thiếu giấy uỷ quyền là lý do hàng đầu khiến buổi làm việc phải hẹn lại. Nhân viên kế toán dù nắm rõ số liệu vẫn không thể thay doanh nghiệp xác nhận nội dung biên bản nếu không được uỷ quyền.
Tài liệu theo nội dung: bảng gợi ý
| Nội dung được mời | Tài liệu nên mang |
|---|---|
| Chênh lệch doanh thu giữa tờ khai và hoá đơn | Tờ khai các kỳ liên quan, danh sách hoá đơn đầu ra tải từ cổng hoá đơn, bảng đối chiếu có giải thích từng khoản chênh |
| Hoá đơn đầu vào từ người bán có rủi ro | Hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, thông tin liên lạc với người bán |
| Hồ sơ hoàn thuế | Hồ sơ đề nghị hoàn đã nộp, hoá đơn đầu vào, tờ khai hải quan nếu có xuất khẩu, chứng từ thanh toán |
| Trạng thái mã số thuế, khôi phục | Kết quả tra cứu có ngày tra, hợp đồng thuê địa điểm, giấy tờ chứng minh đang hoạt động, danh sách tờ khai còn thiếu |
| Hộ kinh doanh, doanh thu | Sổ ghi doanh thu, dữ liệu máy tính tiền, sao kê tài khoản dùng cho kinh doanh, hoá đơn mua hàng |
| Khấu trừ, quyết toán thuế thu nhập cá nhân | Hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ khấu trừ, danh sách người phụ thuộc, tờ khai quyết toán |
Bảng chỉ là gợi ý; thư mời yêu cầu gì thì ưu tiên thứ đó. Với nhóm hoá đơn đầu vào, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đặc biệt quan trọng: theo Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15, hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ.
Bản gốc, bản sao và bản điện tử
Mang bản gốc để đối chiếu, nộp bản sao khi được yêu cầu. Không để lại bản gốc duy nhất nếu không có biên bản giao nhận ghi rõ.
- Hoá đơn điện tử: in bản thể hiện, kèm tệp điện tử lưu trên máy để mở khi cần.
- Sao kê ngân hàng: bản có xác nhận của ngân hàng nếu cơ quan thuế yêu cầu; nếu không, bản in từ ngân hàng điện tử kèm tệp gốc.
- Hợp đồng, biên bản: bản gốc có chữ ký hai bên.
Theo Luật Kế toán, chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu trữ ít nhất 10 năm. Nếu một phần chứng từ đã thất lạc, nói rõ ngay từ đầu và trình bày cách doanh nghiệp đã dựng lại số liệu (sao kê, dữ liệu hoá đơn trên hệ thống), thay vì im lặng rồi bị phát hiện khi đối chiếu.
Ai nên đi và mỗi người mang gì
Thành phần hợp lý phụ thuộc nội dung. Với buổi giải trình số liệu, bộ đôi hiệu quả nhất thường là người đại diện hoặc người được uỷ quyền có quyền quyết định, cùng người trực tiếp làm số liệu.
- Người có quyền quyết định: mang giấy tờ nền, nắm mục tiêu buổi làm việc, ký biên bản.
- Người làm số liệu: mang bảng đối chiếu, tài liệu chi tiết, máy tính có dữ liệu.
- Đại lý thuế, đơn vị dịch vụ (nếu có): mang hợp đồng dịch vụ hoặc giấy uỷ quyền phù hợp.
Thống nhất trước ai trả lời câu hỏi nào. Hai người cùng đoàn trả lời hai kiểu cho một câu hỏi là điều nên tránh nhất.
Những thứ không cần mang và không nên nộp
- Tài liệu ngoài phạm vi thư mời. Mang cả năm khi chỉ được hỏi một quý làm buổi làm việc dài ra và loãng trọng tâm; tài liệu cần tìm lại khó tìm hơn.
- Bản nháp chưa đối chiếu. Số liệu chưa kiểm dễ làm chính người trình bày lúng túng. Nếu phát hiện sổ nội bộ khác số đã khai, xử lý chênh lệch đó trước, kể cả khai bổ sung nếu đã khai sai, đừng để tới buổi làm việc mới giải thích.
- Bản gốc duy nhất mà không có biên bản giao nhận.
- Giải thích bằng miệng thay cho chứng từ. “Lô hàng đó có thật” không thay được phiếu nhập kho, biên bản giao nhận.
Mang đủ, không mang thừa. Tài liệu nào chưa sẵn, ghi vào danh sách xin bổ sung và hẹn thời hạn cụ thể.
Sau buổi làm việc: biên bản và danh sách bổ sung
Buổi làm việc thường kết thúc bằng biên bản. Đọc hết trước khi ký; đối chiếu số liệu ghi trong biên bản với bảng của doanh nghiệp. Chỗ nào chưa đồng ý, đề nghị ghi ý kiến của doanh nghiệp vào biên bản. Xin một bản biên bản để lưu.
Nếu có tài liệu phải bổ sung, lập ngay danh sách: tài liệu gì, hạn nào, gửi cho ai, qua kênh nào. Nộp bổ sung kèm công văn ngắn dẫn lại buổi làm việc, liệt kê tài liệu nộp thêm.
Tự kiểm tra ở đâu trước ngày hẹn
Tải lại dữ liệu từ hệ thống để mang theo, vì đây cũng là dữ liệu cơ quan thuế đang nhìn:
- Tài khoản thuế điện tử: tờ khai các kỳ được hỏi, thông báo liên quan, số đã nộp.
- Cổng hoá đơn điện tử: danh sách hoá đơn đầu ra, đầu vào của kỳ được hỏi.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế của chính doanh nghiệp và của người bán có hoá đơn bị hỏi.
- Ứng dụng thuế điện tử trên điện thoại nếu nội dung liên quan cá nhân, hộ kinh doanh.
Nếu nội dung liên quan hoá đơn từ người bán đã bỏ địa chỉ kinh doanh, đọc thêm phần hoá đơn từ doanh nghiệp bỏ trốn trên Check Thuế để chuẩn bị bộ chứng minh giao dịch thật.
Câu hỏi thường gặp
Thư mời không ghi tài liệu cần mang thì chuẩn bị gì?
Gọi người liên hệ ghi trên thư mời để hỏi nội dung cụ thể. Nếu không liên lạc được, mang giấy tờ nền cùng tờ khai, hoá đơn và chứng từ thanh toán của đúng kỳ được nêu trong thư mời.
Có được xin dời lịch làm việc không?
Có thể đề nghị dời bằng văn bản hoặc liên hệ trước, nêu lý do và đề xuất thời gian khác. Không nên vắng mặt mà không báo, vì sẽ bất lợi cho doanh nghiệp.
Người đại diện ở nước ngoài thì ai đi làm việc?
Người đại diện uỷ quyền cho người khác bằng văn bản, ghi rõ phạm vi, nhất là quyền giải trình và ký biên bản. Giấy uỷ quyền lập ở nước ngoài có thể cần thủ tục hợp pháp hoá theo quy định, nên chuẩn bị sớm.
Mất một phần hoá đơn đầu vào thì có giải trình được không?
Hoá đơn điện tử có thể tải lại từ cổng hoá đơn của cơ quan thuế. Với chứng từ giấy bị mất, trình bày rõ và bổ sung các tài liệu khác chứng minh giao dịch như hợp đồng, chứng từ thanh toán, biên bản giao nhận.
Có cần mang sổ sách kế toán bản in không?
Mang những sổ chi tiết liên quan nội dung được hỏi, không cần in toàn bộ. Dữ liệu còn lại để trong máy tính, mở khi được yêu cầu.
Ký biên bản rồi có sửa lại được không?
Biên bản đã ký là căn cứ của buổi làm việc. Nếu sau đó phát hiện số liệu chưa đúng, gửi văn bản giải trình bổ sung kèm tài liệu, nhưng tốt nhất là đọc kỹ và ghi ý kiến ngay khi ký.
