Kế toán dịch vụ hoặc đại lý thuế đi làm việc thay doanh nghiệp được làm đúng những gì giấy uỷ quyền và hợp đồng cho phép: nộp, nhận hồ sơ, cung cấp tài liệu, giải trình số liệu, ký biên bản nếu được giao rõ. Những việc không nên giao dù có uỷ quyền: nhận tiền hoàn thuế vào tài khoản cá nhân, cam kết thay doanh nghiệp những điều ngoài phạm vi, “lo” với cán bộ thuế, hay nắm độc quyền chữ ký số và tài khoản thuế.
Dù ai đi, trách nhiệm về nghĩa vụ thuế vẫn là của doanh nghiệp. Đơn vị dịch vụ chịu trách nhiệm với doanh nghiệp theo hợp đồng, không thay doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước cơ quan thuế. Bài này giúp chủ doanh nghiệp giao việc cho đúng và giữ được quyền kiểm soát.
Hai vai hay bị nhầm: kế toán dịch vụ và đại lý thuế
| Đơn vị dịch vụ kế toán | Đại lý thuế | |
|---|---|---|
| Việc chính | Ghi sổ, lập báo cáo tài chính, làm kế toán thuê | Làm thủ tục về thuế: đăng ký, khai, nộp, quyết toán, hồ sơ hoàn, miễn giảm, tư vấn thuế |
| Làm việc với cơ quan thuế | Qua giấy uỷ quyền của doanh nghiệp | Theo hợp đồng dịch vụ làm thủ tục về thuế; khi cần, kèm văn bản ghi rõ phạm vi |
| Điều kiện hành nghề | Theo quy định về dịch vụ kế toán | Được cơ quan thuế xác nhận đủ điều kiện; người làm có chứng chỉ hành nghề |
Nhiều đơn vị làm cả hai. Khi ký hợp đồng, xem đơn vị đang làm với tư cách nào cho từng việc, và yêu cầu ghi rõ trong hợp đồng.
Những việc người đi thay làm được khi có giấy tờ đúng
- Nộp hồ sơ, tờ khai tại bộ phận một cửa, nhận giấy biên nhận.
- Nhận thông báo, kết quả giải quyết hồ sơ.
- Cung cấp tài liệu, giải trình số liệu do chính họ đã làm.
- Ký biên bản làm việc, nếu giấy uỷ quyền ghi rõ được ký.
- Hỏi, trao đổi về tình trạng hồ sơ, thủ tục tiếp theo.
Người đi thay từ đơn vị dịch vụ thường nắm số liệu rất chắc, đôi khi chắc hơn cả chủ doanh nghiệp. Đó là lý do giao họ đi giải trình là hợp lý — miễn là doanh nghiệp đã đọc trước những gì sẽ được trình bày.
Những việc không nên giao, dù có giấy uỷ quyền
- Nhận tiền hoàn thuế hay bất kỳ khoản tiền nào của doanh nghiệp vào tài khoản cá nhân hoặc tài khoản của đơn vị dịch vụ. Tiền của doanh nghiệp đi vào tài khoản doanh nghiệp.
- Cam kết thay doanh nghiệp những việc chưa được bàn: thời hạn nộp tiền, thừa nhận một khoản chi không hợp lệ, đồng ý một kết luận chưa đối chiếu.
- “Lo” với cán bộ thuế. Lời hứa kiểu này là tín hiệu nên dừng hợp tác, không phải dịch vụ đáng trả thêm tiền.
- Giữ độc quyền chữ ký số và tài khoản thuế mà doanh nghiệp không có quyền truy cập.
- Tự ý khai bổ sung mà không báo và không được doanh nghiệp đồng ý.
- Ký thay người đại diện trên chứng từ, tờ khai bằng tên của người đại diện.
Những giới hạn này nên ghi thẳng trong hợp đồng dịch vụ và trong giấy uỷ quyền khi cần.
Trước buổi làm việc: thống nhất những gì
| Việc cần thống nhất | Vì sao |
|---|---|
| Nội dung sẽ trình bày, số liệu sẽ đưa ra | Tránh người đi nói một đằng, doanh nghiệp hiểu một nẻo |
| Điểm nào được đồng ý, điểm nào phải về hỏi lại | Người đi biết giới hạn quyết định của mình |
| Tài liệu mang theo, bản gốc hay bản sao | Không để lại bản gốc duy nhất mà không có biên bản giao nhận |
| Có được ký biên bản không | Phạm vi phải khớp giấy uỷ quyền |
| Cách báo lại sau buổi làm việc | Doanh nghiệp nắm kết quả trong ngày |
Nửa tiếng ngồi lại trước buổi làm việc tiết kiệm được nhiều ngày sửa chữa sau đó.
Giấy uỷ quyền cho người của đơn vị dịch vụ: câu chữ gợi ý
Giấy uỷ quyền cho người của đơn vị dịch vụ nên ghi cả tên đơn vị lẫn tên người trực tiếp đi, và liệt kê từng việc. Một đoạn phạm vi có thể viết theo khuôn sau, sửa cho đúng việc của mình:
- “Được nộp hồ sơ, nhận giấy biên nhận và nhận kết quả giải quyết các hồ sơ thuế của công ty tại Thuế cơ sở quản lý, trong thời gian từ ngày… đến ngày…”
- “Được cung cấp tài liệu, giải trình số liệu và ký biên bản làm việc về nội dung nêu tại thư mời ngày…; không được cam kết thời hạn nộp tiền hoặc đồng ý điều chỉnh số thuế thay công ty.”
- “Không được uỷ quyền lại cho người khác.”
Câu thứ hai cho thấy cách viết giới hạn: người đi được giải trình và ký ghi nhận, nhưng những quyết định ảnh hưởng tới tiền của doanh nghiệp vẫn nằm ở người đại diện. Đây là cách phân quyền hợp lý cho phần lớn doanh nghiệp nhỏ.
Khi đơn vị dịch vụ thay người phụ trách, giấy uỷ quyền cũ mang tên người cũ không còn dùng được cho người mới. Nên yêu cầu đơn vị dịch vụ báo trước mỗi lần đổi người, để doanh nghiệp chủ động ký giấy mới và chấm dứt giấy cũ.
Trong buổi làm việc: ký biên bản thế nào
Biên bản làm việc ghi nhận nội dung đã trao đổi, tài liệu đã cung cấp, và có khi cả những điểm cơ quan thuế ghi nhận là chưa đúng. Người đi thay cần:
- Đọc hết biên bản trước khi ký, đối chiếu số liệu với bảng của doanh nghiệp.
- Với điểm chưa thống nhất, đề nghị ghi ý kiến của doanh nghiệp vào biên bản.
- Với điểm vượt phạm vi được uỷ quyền, ghi rõ “doanh nghiệp sẽ có ý kiến bằng văn bản” thay vì tự đồng ý.
- Xin một bản biên bản mang về.
Sau buổi làm việc và khi có sai sót
Trong ngày, người đi thay gửi doanh nghiệp: bản chụp biên bản, danh sách việc phải làm tiếp và hạn, tài liệu cần bổ sung. Người đại diện đọc và phản hồi sớm, nhất là khi có điểm chưa đồng ý.
Khi có sai sót trong hồ sơ do đơn vị dịch vụ lập, về phía cơ quan thuế, doanh nghiệp vẫn là người chịu nghĩa vụ: khai bổ sung, nộp tiền thuế, tiền chậm nộp và các khoản khác nếu có. Về phía hai bên, việc ai bồi hoàn phần nào do hợp đồng dịch vụ quyết định. Vì vậy điều khoản trách nhiệm khi sai sót nên được viết cụ thể ngay khi ký, không để tới lúc có chuyện mới bàn.
Đại lý thuế còn chịu trách nhiệm theo quy định về hành nghề dịch vụ làm thủ tục về thuế. Nhưng điều đó không làm giảm nghĩa vụ của doanh nghiệp với ngân sách.
Doanh nghiệp tự kiểm tra ở đâu
Giao việc không có nghĩa là không nhìn. Mỗi tháng, người đại diện hoặc một người trong doanh nghiệp nên tự đăng nhập và xem:
- Tài khoản thuế điện tử: tờ khai đã nộp và thông báo chấp nhận, thông báo mới, số còn phải nộp.
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn đầu ra, đầu vào trong tháng.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế, thông tin đăng ký.
- Sao kê ngân hàng: các khoản nộp thuế, khoản hoàn thuế về đúng tài khoản doanh nghiệp.
Muốn chọn đơn vị làm thủ tục thuế đúng tư cách ngay từ đầu, xem phần chọn đại lý thuế trên Danh Bạ Thuế.
Câu hỏi thường gặp
Kế toán dịch vụ không phải đại lý thuế có được đi làm việc với cơ quan thuế không?
Có thể đi với tư cách người được doanh nghiệp uỷ quyền, trong phạm vi giấy uỷ quyền. Việc cung cấp dịch vụ làm thủ tục về thuế một cách thường xuyên thuộc phạm vi của đại lý thuế, nên xem kỹ đơn vị đang làm với tư cách nào.
Doanh nghiệp có phải đi cùng kế toán dịch vụ không?
Không bắt buộc nếu giấy uỷ quyền đủ phạm vi. Với buổi làm việc có nội dung lớn như kiểm tra, xử lý hoá đơn rủi ro, người có quyền quyết định nên có mặt hoặc sẵn sàng liên lạc trong buổi.
Kế toán dịch vụ yêu cầu giữ chữ ký số để tiện làm thì có nên đồng ý?
Có thể giao để làm việc, nhưng doanh nghiệp phải giữ quyền truy cập song song: biết mật khẩu tài khoản thuế, có thư điện tử đăng ký của doanh nghiệp, có biên bản giao nhận thiết bị. Khi thôi hợp tác, thu hồi và đổi mật khẩu ngay.
Người đi thay ký biên bản vượt phạm vi thì biên bản có giá trị không?
Phần vượt phạm vi uỷ quyền có thể bị doanh nghiệp phản đối, nhưng tranh cãi sau này mất thời gian và bất lợi. Cách tốt nhất là ghi phạm vi rõ ngay từ đầu và dặn người đi ghi ý kiến thay vì tự đồng ý.
Đổi đơn vị dịch vụ giữa chừng buổi kiểm tra thì sao?
Lập văn bản chấm dứt uỷ quyền với đơn vị cũ, uỷ quyền cho đơn vị mới và báo cho đoàn kiểm tra hoặc đơn vị đang làm việc. Yêu cầu đơn vị cũ bàn giao đủ hồ sơ, biên bản đã ký để đơn vị mới nắm được.
Tiền hoàn thuế có thể về tài khoản của đại lý thuế không?
Không nên. Tiền hoàn thuế là tiền của doanh nghiệp, nên về tài khoản đứng tên doanh nghiệp. Đề nghị nào muốn chuyển khoản hoàn sang tài khoản khác cần được xem xét rất thận trọng.
