Người nước ngoài uỷ quyền làm việc với thuế: giấy tờ lập ở nước ngoài và bản dịch

Người nước ngoài muốn uỷ quyền cho người khác làm việc với cơ quan thuế có ba cách, tuỳ đang ở đâu: ký giấy uỷ quyền tại Việt Nam (đơn giản nhất), ký tại cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài, hoặc ký và công chứng ở nước ngoài rồi hợp pháp hoá lãnh sự để dùng ở Việt Nam (trừ trường hợp được miễn). Dù cách nào, cơ quan thuế làm việc bằng tiếng Việt, nên giấy uỷ quyền cần có bản tiếng Việt.

Phần lớn trục trặc không nằm ở nội dung mà ở hình thức: giấy ký ở nước ngoài chưa hợp pháp hoá, bản dịch không có chứng thực khi thủ tục đòi hỏi, hai bản ngôn ngữ nói khác nhau về phạm vi. Bài này chỉ cách tránh từng chỗ. Yêu cầu hình thức cụ thể cho từng loại việc nên hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi làm.

Chọn cách lập theo nơi người uỷ quyền đang ở

Lời khuyên thực tế nhất: lập sẵn giấy uỷ quyền khi người nước ngoài còn ở Việt Nam, thời hạn đủ dài, phạm vi đủ rộng cho những việc thường gặp. Lập từ nước ngoài lúc có việc gấp gần như luôn trễ.

Hợp pháp hoá lãnh sự: khi nào cần, làm ở đâu

Nguyên tắc chung: giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài lập hoặc chứng nhận, khi dùng tại Việt Nam, phải được hợp pháp hoá lãnh sự — trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

1. Người uỷ quyền ký giấy trước công chứng viên hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại.
2. Giấy đã công chứng được chứng nhận theo quy trình của nước đó (bước này mỗi nước một khác).
3. Cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước đó hợp pháp hoá lãnh sự.
4. Gửi bản gốc về Việt Nam, làm bản dịch tiếng Việt.

Việc nước nào được miễn, thủ tục cụ thể và thời gian xử lý nên hỏi cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước đó. Đừng dựa vào kinh nghiệm của người từng làm ở nước khác.

Nếu cơ quan thuế chấp nhận một hình thức đơn giản hơn cho việc cụ thể (ví dụ chỉ nhận tài liệu, không ký biên bản), hỏi trước để khỏi làm thừa.

Bản dịch tiếng Việt: dịch gì, chứng thực thế nào

• Dịch toàn bộ giấy uỷ quyền, kể cả con dấu, dòng chứng nhận, dòng hợp pháp hoá. Dịch thiếu phần chứng nhận là lỗi hay gặp.
• Chứng thực bản dịch: thường là chứng thực chữ ký người dịch hoặc công chứng bản dịch tại Việt Nam. Hỏi cơ quan thuế yêu cầu với loại việc của mình.
• Tên người, tên công ty dịch nhất quán với giấy tờ đã đăng ký ở Việt Nam (giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hộ chiếu). Một chữ cái khác nhau có thể làm hồ sơ bị hỏi lại.
• Số hộ chiếu, ngày tháng đối chiếu hai lần.

Giữ bản gốc giấy uỷ quyền và bản dịch đóng cùng nhau. Nộp cho cơ quan thuế bản sao hay bản gốc tuỳ yêu cầu; nếu nộp bản gốc, giữ lại bản sao có xác nhận đã nộp.

Giấy uỷ quyền song ngữ: viết thế nào cho khỏi lệch

Nhiều doanh nghiệp lập giấy uỷ quyền hai cột, tiếng Việt và tiếng nước ngoài. Cách này tiện cho người ký nhưng dễ lệch nghĩa. Mấy điểm cần có:

1. Điều khoản ngôn ngữ: ghi rõ khi có khác biệt thì bản nào được dùng. Với việc làm tại Việt Nam, để bản tiếng Việt làm căn cứ là thuận nhất.
2. Phạm vi uỷ quyền viết cụ thể: làm việc với cơ quan thuế nào, về nội dung gì, được nộp và nhận tài liệu, được giải trình, có được ký biên bản không, có được ký văn bản cam kết, đề nghị không.
3. Thời hạn: từ ngày đến ngày. Tránh “cho đến khi có thông báo khác” mà không ghi mốc.
4. Thông tin nhận diện: hộ chiếu của người uỷ quyền, căn cước của người được uỷ quyền, tên và mã số thuế doanh nghiệp.
5. Uỷ quyền lại: có cho phép hay không.

Đọc lại hai bản song song, từng câu. Chữ “represent” hay “handle” trong tiếng Anh thường rộng hơn nhiều so với cách người đọc tiếng Việt hiểu, và ngược lại.

Người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài: thêm một lớp

Nếu người nước ngoài là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, ngoài chuyện làm việc với thuế còn có quy định của Luật Doanh nghiệp về bảo đảm có người đại diện cư trú tại Việt Nam và uỷ quyền khi người đại diện xuất cảnh. Giấy uỷ quyền theo quy định doanh nghiệp và giấy uỷ quyền làm việc với thuế có thể là một hoặc hai văn bản — cần xem phạm vi đã viết.

• Nếu đã có giấy uỷ quyền theo Luật Doanh nghiệp với phạm vi rộng, kiểm tra xem nó đã bao gồm làm việc với cơ quan thuế chưa.
• Nếu chưa, lập thêm giấy riêng cho việc thuế, đúng phạm vi.
• Người được uỷ quyền vẫn phải báo lại cho người đại diện mọi việc quan trọng: người đại diện theo pháp luật không hết trách nhiệm vì đã uỷ quyền.

Lịch làm việc: tính ngược từ ngày cần dùng

Giả sử doanh nghiệp nhận thư mời làm việc, người đại diện đang ở nước ngoài và chưa có giấy uỷ quyền. Tính ngược:

1. Ngày làm việc với cơ quan thuế.
2. Trước đó: thời gian dịch và chứng thực bản dịch ở Việt Nam.
3. Trước nữa: thời gian gửi bản gốc quốc tế.
4. Trước nữa: thời gian hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện và các bước chứng nhận ở nước sở tại.
5. Đầu tiên: thời gian soạn, thống nhất nội dung hai bản ngôn ngữ, hẹn công chứng.

Nếu tổng thời gian vượt ngày làm việc, gửi văn bản đề nghị dời lịch ngay, nêu rõ lý do và mốc dự kiến, thay vì đi làm việc với giấy tờ chưa đủ hình thức rồi bị từ chối.

Những lỗi làm giấy uỷ quyền bị trả

• Tên doanh nghiệp trên giấy uỷ quyền khác tên đăng ký: dùng tên giao dịch tiếng Anh thay vì tên đầy đủ trên giấy chứng nhận, hoặc tên cũ trước khi đổi tên.
• Người ký không phải người đại diện đang ghi nhận: người đại diện đã thay đổi nhưng giấy uỷ quyền vẫn do người cũ ký.
• Hợp pháp hoá xong mới phát hiện sai số hộ chiếu, ngày sinh, tên người được uỷ quyền — phải làm lại toàn bộ chuỗi thủ tục.
• Bản dịch bỏ sót trang chứng nhận hoặc dịch con dấu thành “dấu” mà không ghi nội dung.
• Phạm vi quá hẹp: chỉ ghi “nộp hồ sơ”, trong khi buổi làm việc cần ký biên bản.
• Hết hạn đúng lúc cần dùng vì thời hạn tính từ ngày ký ở nước ngoài, không phải ngày về tới Việt Nam.

Một người ở Việt Nam đọc soát bản nháp trước khi người nước ngoài ký sẽ tránh được gần hết các lỗi trên.

Tự kiểm tra ở đâu

1. Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: tên doanh nghiệp, người đại diện đang ghi nhận — đối chiếu với tên trên giấy uỷ quyền.
2. Tài khoản thuế điện tử: thông báo, thư mời đang cần người đi làm việc.
3. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản mới nhất: thông tin người đại diện, số hộ chiếu.

Khớp ba nguồn này với giấy uỷ quyền trước khi gửi đi hợp pháp hoá — sửa sau khi đã hợp pháp hoá là làm lại từ đầu. Về nội dung bắt buộc của giấy uỷ quyền nói chung, xem thêm giấy uỷ quyền làm việc với cơ quan thuế: nội dung bắt buộc.