Nhờ người thân đi làm thủ tục thuế cá nhân: uỷ quyền thế nào cho được việc

Nhờ người thân đi làm thủ tục thuế cá nhân thay mình được, nhưng với phần lớn việc phải nộp, ký hoặc nhận kết quả tại cơ quan thuế, người đi thay cần giấy uỷ quyền — kể cả khi là vợ chồng, cha mẹ, con cái. Quan hệ gia đình không tự thay cho giấy uỷ quyền. Với giao dịch nhà đất, giấy uỷ quyền thường phải công chứng hoặc chứng thực.

Còn việc làm qua mạng thì khác: mỗi người có tài khoản định danh điện tử và tài khoản thuế của riêng mình. Người thân ngồi làm cùng thì tốt; tự đăng nhập tài khoản của người khác để khai, ký thay là cách dễ sinh chuyện nhất. Bài này chia theo từng loại việc và chỉ cách lập giấy uỷ quyền cho gọn.

Việc nào cần uỷ quyền, việc nào không

Với những việc làm cho người lao động qua tổ chức chi trả thu nhập (như uỷ quyền cho công ty quyết toán thay), đó là uỷ quyền cho tổ chức, theo mẫu và hướng dẫn riêng, không phải việc của người thân.

Lập giấy uỷ quyền cá nhân: nội dung tối thiểu

1. Người uỷ quyền: họ tên, số định danh cá nhân (dùng thay mã số thuế cá nhân từ ngày 1/7/2025), địa chỉ.
2. Người được uỷ quyền: họ tên, số định danh cá nhân, quan hệ với người uỷ quyền.
3. Nội dung uỷ quyền: việc gì, với cơ quan thuế nào, kỳ thuế hoặc tài sản nào. Ví dụ: “nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm … và nhận thông báo kết quả tại Thuế cơ sở …”.
4. Phạm vi: được nộp, được nhận, được ký nhận, được bổ sung giấy tờ, được ký tờ khai hay không.
5. Thời hạn uỷ quyền.
6. Chữ ký của người uỷ quyền, và thường cả người được uỷ quyền.

Viết cụ thể giúp cán bộ tiếp nhận nhận hồ sơ nhanh. Giấy chỉ ghi “uỷ quyền giải quyết mọi việc về thuế” hay bị hỏi lại, và cũng là giấy mà người uỷ quyền không nên ký với bất kỳ ai.

Có cần công chứng, chứng thực không

• Việc thông thường (nộp, nhận hồ sơ quyết toán, người phụ thuộc): nhiều nơi chấp nhận giấy uỷ quyền có chứng thực chữ ký của người uỷ quyền. Hỏi trước để khỏi đi hai lượt.
• Việc liên quan nhà đất: hợp đồng uỷ quyền, văn bản uỷ quyền thường phải công chứng hoặc chứng thực theo pháp luật về công chứng, chứng thực và đất đai.
• Người uỷ quyền đang ở nước ngoài: giấy lập ở nước ngoài cần thêm các bước hợp pháp hoá và dịch thuật; tốt nhất ký tại cơ quan đại diện của Việt Nam.

Chứng thực chữ ký có thể làm tại cơ quan có thẩm quyền chứng thực hoặc tổ chức hành nghề công chứng. Người uỷ quyền phải có mặt ký trước người chứng thực — con cháu không thể mang giấy đã ký sẵn đi chứng thực thay.

Tài khoản điện tử của người thân: ranh giới cần giữ

Nhiều gia đình để con cháu giữ luôn mật khẩu tài khoản định danh điện tử và tài khoản thuế của cha mẹ. Tiện, nhưng:

• Mọi thao tác trên tài khoản được xem là của chủ tài khoản. Con khai sai trên tài khoản của mẹ, người chịu trách nhiệm về tờ khai là mẹ.
• Tài khoản định danh điện tử dùng cho rất nhiều việc ngoài thuế — ngân hàng, bảo hiểm, cư trú. Giữ hộ mật khẩu là giữ chìa khoá của nhiều thứ.
• Cách an toàn: ngồi cùng cha mẹ, để cha mẹ tự đăng nhập hoặc tự xác thực, con hướng dẫn từng bước và đọc lại trước khi nộp.

Với người cao tuổi không tự thao tác được, nói chuyện rõ trong gia đình ai giúp, giúp việc gì, và ghi lại những lần đã nộp gì cho cha mẹ.

Tiền hoàn thuế và tiền nộp thuế: tài khoản của ai

Khi người thân làm thay hồ sơ quyết toán có số thuế được hoàn, cần để ý số tài khoản nhận hoàn:

• Nên để tài khoản đứng tên chính người nộp thuế. Đây là cách rõ ràng nhất, khỏi phát sinh câu hỏi tiền của ai.
• Ghi đúng tên, số tài khoản, ngân hàng. Sai một chữ số là hồ sơ hoàn bị kéo dài.
• Tiền nộp thuế thay (ví dụ con nộp thuế nhà đất cho cha mẹ): nộp theo đúng thông tin trên thông báo, ghi đúng tên người nộp thuế và nội dung; giữ chứng từ.

Trong gia đình có nhiều anh chị em, nói rõ ai đã nộp khoản nào cho cha mẹ và giữ chứng từ chung một chỗ — chuyện này về sau hay thành chuyện nếu không ai nhớ.

Ví dụ giả định: con nộp hồ sơ quyết toán cho mẹ đã nghỉ hưu

Giả sử mẹ đã nghỉ hưu nhưng trong năm còn làm cộng tác viên cho hai đơn vị, mỗi nơi đều khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Mẹ muốn tự quyết toán để lấy lại phần thuế nộp thừa, nhưng không quen dùng máy tính. Người con làm như sau:

1. Gom chứng từ: xin hai đơn vị chứng từ khấu trừ thuế; mở ứng dụng thuế của mẹ (mẹ tự xác thực) để xem thông tin thu nhập đã có trên hệ thống.
2. Ngồi cùng mẹ khai trên ứng dụng: con đọc từng dòng, mẹ xác nhận; số tài khoản nhận hoàn là tài khoản đứng tên mẹ.
3. Nếu cơ quan thuế đề nghị bổ sung giấy tờ tại quầy, mẹ ký giấy uỷ quyền cho con nộp bổ sung và nhận thông báo, có chứng thực chữ ký nếu nơi tiếp nhận yêu cầu.
4. Khi có kết quả, con mở cho mẹ xem thông báo và giấy báo có của ngân hàng, cất chứng từ vào bộ hồ sơ thuế của mẹ.

Người con làm gần hết phần việc, nhưng mọi xác nhận và cam kết vẫn đứng tên, do chính mẹ biết và đồng ý.

Những việc không nên làm thay, dù là người nhà

• Ký thay chữ ký của người uỷ quyền trên tờ khai, cam kết. Đó là giả chữ ký, dù có sự đồng ý miệng.
• Cam kết thay “nhà ở duy nhất”, “không có thu nhập khác”, “người phụ thuộc không có thu nhập” khi chưa hỏi kỹ người có nghĩa vụ.
• Đứng tên hộ tài sản, tài khoản, hộ kinh doanh cho người thân để giảm thuế hay tránh nghĩa vụ. Rủi ro pháp lý rơi vào người đứng tên.
• Dùng tài khoản của mình để nộp hồ sơ lẽ ra của người thân, hoặc ngược lại.

Giúp người thân là việc tốt; giúp đúng cách là để chính người đó biết và chịu trách nhiệm về những gì được nộp nhân danh mình.

Tự kiểm tra ở đâu sau khi người thân làm giúp

1. Ứng dụng thuế điện tử của chính người nộp thuế: hồ sơ đã nộp, kết quả, số phải nộp hoặc được hoàn.
2. Thông báo của cơ quan thuế gửi về thư điện tử hoặc ứng dụng — người thân làm giúp nên chuyển tiếp cho chủ tài khoản.
3. Chứng từ nộp tiền, giấy báo hoàn: cất cùng bộ hồ sơ của người nộp thuế.

Cha mẹ lớn tuổi nên được con cháu mở cho xem kết quả ít nhất một lần, để biết việc đã xong. Về nội dung giấy uỷ quyền nói chung, xem thêm mục uỷ quyền.