Một giấy uỷ quyền làm việc với cơ quan thuế cần có đủ năm nhóm nội dung: bên uỷ quyền (doanh nghiệp, mã số thuế, người đại diện theo pháp luật ký), bên được uỷ quyền (họ tên, giấy tờ tuỳ thân, chức vụ hoặc tổ chức), phạm vi uỷ quyền cụ thể, thời hạn, và chữ ký, con dấu nếu doanh nghiệp dùng dấu. Thiếu một nhóm, người đi thay thường chỉ được nghe hướng dẫn, không nộp, không ký được gì.
Nhóm hay bị viết sơ sài nhất là phạm vi. “Được toàn quyền làm việc với cơ quan thuế” nghe rộng nhưng lại dễ bị hỏi lại, trong khi “được giải trình và ký biên bản làm việc về nội dung nêu tại thư mời ngày…” thì rõ ràng. Bài này đi qua từng nhóm, kèm câu chữ gợi ý và những lỗi làm giấy uỷ quyền mất tác dụng.
Khi nào cần giấy uỷ quyền
Nguyên tắc đơn giản: ai không phải người đại diện theo pháp luật (với doanh nghiệp) hoặc không phải chính chủ (với cá nhân, chủ hộ kinh doanh) mà làm việc với cơ quan thuế về hồ sơ cụ thể thì cần giấy uỷ quyền. Hay gặp nhất:
- kế toán nội bộ, kế toán dịch vụ đi nộp hồ sơ, nhận kết quả;
- người đi giải trình, làm việc theo thư mời thay giám đốc;
- người thân đi làm thủ tục thay cho chủ hộ kinh doanh, cá nhân;
- người làm thủ tục cấp lại tài khoản, cập nhật thông tin giao dịch điện tử.
Hỏi thông tin chung thì không cần. Nhưng để xem dữ liệu, nộp hay ký bất cứ gì liên quan một người nộp thuế cụ thể, cán bộ tiếp nhận sẽ hỏi giấy uỷ quyền để bảo vệ chính người nộp thuế đó.
Năm nhóm nội dung phải có
| Nhóm | Ghi gì | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Bên uỷ quyền | Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ; họ tên, chức danh người đại diện theo pháp luật | Người ký không phải người đại diện theo pháp luật đang đăng ký |
| Bên được uỷ quyền | Họ tên, số định danh hoặc giấy tờ tuỳ thân, chức vụ; nếu là tổ chức thì tên, mã số thuế và người trực tiếp thực hiện | Ghi sai số giấy tờ, ghi tên tổ chức mà không ghi người đi |
| Phạm vi | Việc gì, liên quan hồ sơ, kỳ, thư mời nào; được nộp, nhận, giải trình, ký biên bản hay không | Viết chung chung, không nói có được ký hay không |
| Thời hạn | Từ ngày, đến ngày, hoặc đến khi hoàn thành việc cụ thể | Không ghi thời hạn, hoặc giấy đã hết hạn |
| Ký, đóng dấu | Chữ ký người đại diện theo pháp luật, dấu doanh nghiệp nếu có dùng; chữ ký bên được uỷ quyền | Thiếu chữ ký bên nhận, ký bằng tên viết tắt |
Một số thủ tục thuế có mẫu uỷ quyền riêng trong văn bản hướng dẫn. Khi thủ tục có mẫu, dùng đúng mẫu đang hiệu lực; khi không có, giấy uỷ quyền tự soạn với đủ năm nhóm trên thường được chấp nhận.
Viết phạm vi cho cụ thể
Phạm vi quyết định người được uỷ quyền làm được tới đâu. So sánh hai cách viết:
- Chung chung: “Được thay mặt công ty làm việc với cơ quan thuế.”
- Cụ thể: “Được thay mặt công ty làm việc với Thuế cơ sở quản lý về nội dung giải trình chênh lệch doanh thu quý III theo thư mời ngày…; được cung cấp tài liệu, giải trình, ký biên bản làm việc và nhận các văn bản liên quan.”
Cách viết cụ thể nên liệt kê từng động từ: nộp, nhận, giải trình, cung cấp tài liệu, ký biên bản, nhận kết quả. Việc nào không liệt kê thì coi như không được uỷ quyền. Nếu doanh nghiệp không muốn người đi thay tự cam kết điều gì (ví dụ cam kết thời hạn nộp tiền), ghi rõ giới hạn đó.
Với việc lặp lại đều đặn như nộp hồ sơ giấy hằng tháng, có thể uỷ quyền theo loại việc trong một khoảng thời gian, thay vì từng lần.
Ai ký, đóng dấu, có cần công chứng không
Với doanh nghiệp, người ký bên uỷ quyền là người đại diện theo pháp luật đang có tên trong đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp có dùng con dấu thì đóng dấu. Giấy uỷ quyền do doanh nghiệp lập cho nhân viên, cho đơn vị dịch vụ thường không cần công chứng.
Với cá nhân uỷ quyền cho cá nhân khác, một số thủ tục yêu cầu giấy uỷ quyền có chứng thực chữ ký hoặc công chứng. Yêu cầu này khác nhau giữa các thủ tục, nên hỏi trước cơ quan thuế nơi sẽ làm việc, tránh mất một chuyến.
Giấy uỷ quyền lập ở nước ngoài (người đại diện đang ở nước ngoài) có thể phải làm thủ tục hợp pháp hoá theo quy định trước khi dùng ở Việt Nam. Việc này mất thời gian, nên chuẩn bị sớm hoặc cân nhắc uỷ quyền dài hạn trước khi đi.
Thời hạn, uỷ quyền lại và chấm dứt
- Thời hạn: ghi rõ ngày bắt đầu, ngày kết thúc, hoặc “đến khi hoàn thành việc…”. Giấy không ghi thời hạn dễ bị hỏi lại, nhất là khi đã lập từ lâu.
- Uỷ quyền lại: ghi rõ người được uỷ quyền có được uỷ quyền tiếp cho người khác hay không. Nếu không muốn, ghi “không được uỷ quyền lại”.
- Chấm dứt sớm: khi người được uỷ quyền nghỉ việc hoặc doanh nghiệp đổi đơn vị dịch vụ, lập văn bản chấm dứt uỷ quyền và báo cho cơ quan thuế nơi người đó đang làm việc thay, nếu có việc đang dở.
Khi người đại diện theo pháp luật thay đổi, các giấy uỷ quyền do người cũ ký nên được rà lại và ký lại bởi người mới cho những việc còn tiếp tục.
Trường hợp riêng: cá nhân, hộ kinh doanh, quyết toán thuế
Hộ kinh doanh, cá nhân uỷ quyền cho người thân đi làm thủ tục: giấy uỷ quyền ghi số định danh của cả hai bên, việc được làm thay, thời hạn. Có thủ tục yêu cầu chứng thực chữ ký như đã nói ở trên.
Uỷ quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân là một khái niệm khác: người lao động đủ điều kiện uỷ quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay. Việc này có mẫu và điều kiện riêng theo văn bản hướng dẫn thuế thu nhập cá nhân đang hiệu lực, không dùng giấy uỷ quyền làm việc chung.
Đại lý thuế làm thủ tục thay doanh nghiệp trên cơ sở hợp đồng dịch vụ làm thủ tục về thuế. Hợp đồng không thay hoàn toàn cho giấy uỷ quyền trong mọi tình huống; khi đi giải trình, ký biên bản, nên có văn bản ghi rõ phạm vi cho đúng người đi.
Uỷ quyền rồi, trách nhiệm vẫn ở người uỷ quyền và tự kiểm tra ở đâu
Uỷ quyền là giao việc, không phải giao trách nhiệm. Những gì người được uỷ quyền làm trong phạm vi được giao, doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm trước cơ quan thuế. Vì vậy sau mỗi lần có người làm thay, người đại diện nên:
- Đọc biên bản làm việc, văn bản đã nộp, kết quả nhận về.
- Tự kiểm tra trên tài khoản thuế điện tử (hồ sơ đã nộp, thông báo mới, số phải nộp), trang tra cứu thông tin người nộp thuế (thông tin đăng ký, trạng thái), cổng hoá đơn điện tử nếu việc liên quan hoá đơn, và ứng dụng thuế điện tử trên điện thoại với cá nhân.
- Lưu giấy uỷ quyền cùng hồ sơ của việc đó.
Muốn hiểu rộng hơn về quyền và rủi ro khi người đại diện uỷ quyền cho người khác, xem phần uỷ quyền trên Đại Diện Pháp Luật.
Câu hỏi thường gặp
Giấy uỷ quyền viết tay có được chấp nhận không?
Hình thức không quyết định bằng việc đánh máy hay viết tay, mà ở chỗ có đủ nội dung và chữ ký đúng người. Tuy vậy, bản đánh máy rõ ràng, có dấu doanh nghiệp thường ít bị hỏi lại hơn.
Phó giám đốc có ký giấy uỷ quyền thay giám đốc được không?
Chỉ khi phó giám đốc là người đại diện theo pháp luật hoặc được người đại diện theo pháp luật uỷ quyền với phạm vi cho phép uỷ quyền lại. Nếu không, giấy do phó giám đốc ký có thể không được chấp nhận.
Một giấy uỷ quyền dùng cho nhiều lần làm việc được không?
Được, nếu phạm vi và thời hạn bao trùm các lần làm việc đó. Với buổi giải trình quan trọng, vẫn nên lập giấy riêng ghi rõ nội dung, tránh tranh cãi phạm vi.
Người được uỷ quyền có được ký biên bản thừa nhận sai sót không?
Chỉ khi phạm vi uỷ quyền cho phép ký biên bản làm việc về đúng nội dung đó. Nếu doanh nghiệp muốn tự quyết những điểm quan trọng, ghi rõ trong giấy uỷ quyền rằng người đi chỉ ghi nhận ý kiến, không kết luận thay.
Đi làm việc thay mà quên mang bản gốc giấy uỷ quyền thì sao?
Nhiều nơi yêu cầu bản gốc hoặc bản có chữ ký, dấu đỏ. Bản chụp trên điện thoại có thể không đủ. Nên để sẵn bản gốc trong bộ hồ sơ mang theo.
Uỷ quyền cho đơn vị dịch vụ thì ghi tên công ty hay tên người?
Nên ghi cả hai: tên đơn vị dịch vụ, mã số thuế, và họ tên, giấy tờ tuỳ thân của người trực tiếp đi làm việc. Như vậy cán bộ tiếp nhận xác định được đúng người đang đứng trước quầy.
