Khi đoàn kiểm tra của Thuế cơ sở đến trụ sở, doanh nghiệp cần làm ba việc cho đúng: đọc kỹ quyết định kiểm tra để biết phạm vi, kỳ kiểm tra và thời hạn; chỉ định một đầu mối duy nhất tiếp đoàn và giao nhận tài liệu có ghi sổ; và đọc biên bản từng dòng trước khi ký, ghi ý kiến ở chỗ chưa đồng ý. Phần còn lại — số liệu, chứng từ — là kết quả của cả năm làm sổ sách, không thể dựng lại trong mấy ngày đoàn ngồi.
Nhiều doanh nghiệp lo lắng quá mức và làm những việc thừa (chuẩn bị tiếp đón cầu kỳ), trong khi bỏ qua những việc cần (sổ giao nhận, người trả lời đúng vai). Bài này sắp theo trình tự thường gặp của một cuộc kiểm tra tại trụ sở. Trung Tâm Thuế là đơn vị tư nhân; trình tự cụ thể của từng cuộc kiểm tra theo quyết định và quy định hiện hành.
Nhận quyết định kiểm tra: đọc bốn dòng trước
Kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế được tiến hành theo quyết định kiểm tra của cơ quan thuế, theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 và văn bản hướng dẫn. Khi nhận quyết định, đọc ngay bốn thông tin:
| Thông tin | Vì sao quan trọng |
|---|---|
| Nội dung kiểm tra (loại thuế, vấn đề) | Quyết định phạm vi tài liệu phải chuẩn bị; ngoài phạm vi thì hỏi lại |
| Kỳ kiểm tra (năm, quý) | Biết cần lấy sổ sách, chứng từ của giai đoạn nào |
| Thời hạn kiểm tra | Biết đoàn làm việc trong bao lâu để xếp người tiếp |
| Thành phần đoàn, trưởng đoàn | Biết ai là người để trao đổi chính thức |
Nếu có lý do chính đáng khiến doanh nghiệp không thể tiếp đoàn vào thời điểm dự kiến (người đại diện nằm viện, hồ sơ đang bị cơ quan khác tạm giữ), có thể gửi văn bản đề nghị lùi thời gian kèm giấy tờ chứng minh. Hỏi đơn vị ra quyết định về cách làm, đừng im lặng rồi vắng mặt.
Chuẩn bị trước ngày đoàn đến
- Chỉ định đầu mối: thường là kế toán trưởng. Mọi yêu cầu tài liệu đi qua người này, mọi tài liệu giao ra cũng do người này ghi sổ.
- Chuẩn bị chỗ làm việc: một phòng hoặc một bàn riêng, yên tĩnh, có ổ điện, gần nơi để hồ sơ. Không cần gì hơn.
- Gom tài liệu nền theo phạm vi: sổ kế toán, báo cáo tài chính, tờ khai các kỳ, bảng kê hoá đơn, hợp đồng lớn, sao kê ngân hàng — sắp theo kỳ.
- Tự soát lại những chỗ đã biết là yếu: khoản chi thiếu chứng từ, hoá đơn đầu vào thanh toán bằng tiền mặt, chênh lệch tờ khai với sổ. Biết trước để giải thích có chuẩn bị, không bị bất ngờ.
- Lập sổ giao nhận tài liệu: một bảng gồm ngày, tên tài liệu, số trang, bản gốc hay bản sao, người giao, người nhận, ngày trả lại.
- Thông báo nội bộ: ai được tiếp chuyện đoàn, ai chỉ chuyển yêu cầu về đầu mối.
Buổi đầu tiên: công bố quyết định và thống nhất cách làm
Buổi đầu thường có phần công bố quyết định kiểm tra với sự có mặt của người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền. Nên tranh thủ buổi này để thống nhất vài điều thực tế:
- Cách đoàn gửi yêu cầu tài liệu: bằng danh sách viết, theo ngày — để đầu mối chuẩn bị và ghi sổ.
- Giờ làm việc, nơi làm việc, người liên hệ khi cần hỏi ngoài giờ.
- Tài liệu điện tử cung cấp dạng nào, qua phương tiện nào.
- Khi đoàn cần giải trình, ai của doanh nghiệp trả lời phần nào.
Người đại diện nên có mặt ở buổi này. Sau đó có thể giao cho đầu mối làm việc hằng ngày, nhưng nên hẹn lại để có mặt ở buổi kết thúc.
Giao nhận tài liệu: ghi sổ từng lần
Sổ giao nhận là thứ đơn giản nhất nhưng hay bị bỏ qua nhất. Nó giải quyết ba chuyện: biết tài liệu gốc đang ở đâu, chứng minh đã cung cấp gì và khi nào, và tránh bị ghi là “không cung cấp” khi thực tế đã giao.
- Bản gốc: chỉ đưa khi được yêu cầu, xem tại chỗ và nhận lại trong ngày nếu có thể. Nếu đoàn cần giữ lại, ghi rõ trong sổ và xin xác nhận.
- Bản sao: đóng dấu sao y của doanh nghiệp nếu được yêu cầu, đánh số trang.
- Dữ liệu điện tử: ghi tên tệp, dung lượng, ngày gửi. Giữ một bản y hệt ở doanh nghiệp.
Tài liệu chưa có sẵn thì ghi vào sổ là “sẽ cung cấp ngày…”, đừng hứa miệng. Cuối mỗi ngày, đầu mối đối chiếu sổ với danh sách yêu cầu của đoàn.
Trả lời câu hỏi trong những ngày làm việc
- Trả lời theo sự kiện, có tài liệu kèm. “Khoản này là chi phí vận chuyển cho hợp đồng số…, kèm hoá đơn và biên bản giao hàng” tốt hơn nhiều so với “khoản này hợp lý mà”.
- Không biết thì nói sẽ kiểm tra và trả lời sau, ghi lại câu hỏi và hẹn ngày. Trả lời vội sai rồi sửa làm mất độ tin cậy của mọi câu khác.
- Câu hỏi ngoài phạm vi quyết định: có thể hỏi lịch sự về căn cứ; nếu đoàn giải thích là liên quan, cung cấp bình thường.
- Không đưa ra lời đề nghị “giúp đỡ” nào ngoài phạm vi công việc. Lời hứa “đi cửa sau” từ bất kỳ ai là rủi ro pháp lý cho chính doanh nghiệp.
Nếu có người tư vấn hoặc đại lý thuế hỗ trợ, họ có thể ngồi cùng khi được uỷ quyền, nhưng người trả lời về hoạt động thực tế vẫn nên là người của doanh nghiệp.
Những việc không nên làm trong thời gian kiểm tra
- Sửa, lập lại chứng từ của kỳ đang kiểm tra. Chứng từ bổ sung phải là chứng từ thật, có ngày tháng thật. Lập lại hợp đồng, biên bản với ngày lùi là biến một khoản chi thiếu giấy tờ thành vấn đề nghiêm trọng hơn nhiều.
- Để nhiều người cùng trả lời một câu hỏi. Giám đốc nói một kiểu, kế toán nói một kiểu, đoàn sẽ ghi nhận cả hai. Mọi câu trả lời về số liệu đi qua đầu mối.
- Giao tài liệu không ghi sổ “cho nhanh”, rồi cuối đợt không nhớ đã giao gì.
- Lập hoá đơn điều chỉnh hàng loạt cho các kỳ đang kiểm tra khi chưa hỏi ý kiến người tư vấn. Việc điều chỉnh có trình tự riêng và có thể phải giải thích thêm.
- Bàn chuyện kiểm tra trong nhóm chat chung của công ty. Thông tin rò rỉ, nhân viên suy đoán, khách hàng nghe được — không giúp gì cho cuộc kiểm tra.
Những ngày có đoàn, công việc kinh doanh vẫn chạy bình thường. Chỉ cần một vài người được giao việc rõ ràng; phần còn lại của doanh nghiệp không cần biết chi tiết.
Biên bản kiểm tra: đọc, ghi ý kiến, rồi mới ký
Kết thúc kiểm tra, đoàn lập biên bản ghi nhận kết quả. Trước khi ký:
- Xin thời gian đọc, đọc cùng kế toán trưởng. Biên bản dài thì đọc từng phần, đánh dấu chỗ cần hỏi.
- Đối chiếu số liệu với sổ sách của mình: số thuế truy thu, số điều chỉnh giảm khấu trừ, khoản chi bị loại.
- Chỗ chưa đồng ý: ghi ý kiến ngay trong biên bản hoặc phụ lục kèm theo, ngắn và cụ thể, kèm cam kết bổ sung tài liệu nếu có.
- Xin một bản biên bản đã ký.
Cách viết ý kiến bảo lưu có ở bài không đồng ý nội dung biên bản làm việc với thuế. Ký biên bản kèm ý kiến không làm mất quyền giải trình, khiếu nại về sau đối với quyết định được ban hành.
Sau khi đoàn rời đi và tự kiểm tra ở đâu
Trong tuần đầu sau kiểm tra:
- Gửi văn bản bổ sung tài liệu đã hứa trong biên bản, đúng hạn.
- Nhận lại toàn bộ bản gốc đã giao, đối chiếu với sổ giao nhận.
- Chờ kết luận hoặc quyết định xử lý của cơ quan thuế; khi nhận, đọc kỹ căn cứ và số tiền.
- Ghi lại bài học: khoản mục nào bị hỏi nhiều, để điều chỉnh cách làm sổ từ kỳ tới.
Tự kiểm tra ở: tài khoản thuế điện tử (thông báo, quyết định, số phải nộp sau kiểm tra), cổng hoá đơn điện tử (nếu có điều chỉnh hoá đơn theo kết luận), và trang tra cứu thông tin người nộp thuế để chắc trạng thái mã số thuế không đổi bất thường.
Câu hỏi thường gặp
Đoàn kiểm tra đến mà không có quyết định thì sao?
Kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế phải có quyết định. Nếu có người đến xưng là cán bộ thuế mà không xuất trình quyết định, doanh nghiệp có quyền đề nghị xem và xác minh với đơn vị quản lý qua kênh chính thức trước khi cung cấp tài liệu.
Có bắt buộc giám đốc ngồi suốt những ngày kiểm tra không?
Không. Người đại diện nên có mặt ở buổi công bố và buổi kết thúc; những ngày giữa có thể giao đầu mối làm việc, miễn là có người đủ thẩm quyền quyết định khi cần.
Đoàn yêu cầu tài liệu của năm không nằm trong quyết định thì có phải cung cấp không?
Có thể hỏi lại căn cứ một cách lịch sự. Có trường hợp tài liệu năm khác cần để đối chiếu số dư đầu kỳ. Nếu đã được giải thích thì nên cung cấp và ghi sổ giao nhận như bình thường.
Doanh nghiệp có được ghi âm buổi làm việc không?
Nên hỏi và thống nhất trước với trưởng đoàn. Ghi chép bằng văn bản do đầu mối thực hiện là cách phổ biến và ít gây căng thẳng hơn.
Nếu không ký biên bản thì điều gì xảy ra?
Việc từ chối ký thường được đoàn ghi nhận lại và biên bản vẫn có giá trị theo quy định. Cách có lợi hơn thường là ký kèm ý kiến ghi rõ chỗ không đồng ý.
Sau kiểm tra bao lâu thì có kết luận?
Thời hạn ban hành kết luận, quyết định theo quy định hiện hành về kiểm tra thuế. Nếu quá lâu chưa nhận được, doanh nghiệp có thể hỏi đơn vị đã kiểm tra bằng văn bản.
