Phiên dịch khi giám đốc người nước ngoài gặp cán bộ thuế: chọn người, chuẩn bị, đọc biên bản

Buổi làm việc với cơ quan thuế diễn ra bằng tiếng Việt, văn bản và biên bản cũng lập bằng tiếng Việt. Nếu người đại diện hoặc chủ doanh nghiệp là người nước ngoài chưa thạo tiếng Việt, doanh nghiệp thường phải tự bố trí người phiên dịch — đừng trông vào việc cơ quan thuế có sẵn người dịch.

Một người phiên dịch giỏi tiếng mà không quen chuyện thuế có thể làm hỏng buổi làm việc: dịch “tạm nộp” thành “nộp tạm thời”, “khấu trừ” thành “giảm giá”, hay tóm tắt một câu hỏi dài thành câu khác nghĩa. Bài này chỉ cách chọn người, chuẩn bị thuật ngữ, điều khiển nhịp trao đổi và đọc biên bản trước khi ký.

Ai cần phiên dịch, và phiên dịch cho việc gì

Không phải buổi nào có người nước ngoài cũng cần phiên dịch chính thức. Phân ra:

• Người nước ngoài chỉ dự để nắm tình hình, còn kế toán người Việt là người trả lời: có thể chỉ cần một người trong công ty dịch thì thầm, miễn là không làm gián đoạn buổi làm việc.
• Người nước ngoài là người đại diện theo pháp luật, sẽ trả lời và ký: cần người phiên dịch đủ trình độ, được chuẩn bị trước, và nên ghi tên người phiên dịch vào biên bản.
• Tài liệu tiếng nước ngoài phải nộp (hợp đồng, hoá đơn nước ngoài, quyết định của công ty mẹ): cần bản dịch tiếng Việt. Mức yêu cầu với bản dịch — dịch thường có xác nhận của doanh nghiệp hay bản dịch có chứng thực — tuỳ loại hồ sơ; hỏi cơ quan thuế trước.

Chọn người phiên dịch: ba lựa chọn và đánh đổi

Nguyên tắc: người dịch không nên là người chịu trách nhiệm giải trình. Nếu kế toán vừa phải trả lời cơ quan thuế vừa phải dịch cho giám đốc, họ sẽ bỏ sót một trong hai việc. Khi bắt buộc phải kiêm, ưu tiên cho phần trả lời cơ quan thuế và tóm tắt cho giám đốc trong giờ nghỉ.

Bảng thuật ngữ song ngữ: làm trước một buổi

Nhiều từ thuế tiếng Việt không có từ tương đương một – một trong ngôn ngữ khác. Lập bảng khoảng vài chục thuật ngữ sẽ xuất hiện trong buổi làm việc, thống nhất cách dịch giữa phiên dịch, kế toán và người nước ngoài.

• Tên cơ quan: Thuế cơ sở, Thuế tỉnh, thành phố, Cục Thuế — dịch theo một cách thống nhất và giữ nguyên tên tiếng Việt trong ngoặc.
• Thuế và nghĩa vụ: thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, tiền chậm nộp, tiền phạt — phân biệt rõ “tiền chậm nộp” với “tiền phạt”.
• Thủ tục: kê khai, khai bổ sung, quyết toán, giải trình, biên bản làm việc, kiểm tra tại trụ sở.
• Hoá đơn: hoá đơn đầu vào, đầu ra, hoá đơn điều chỉnh, hoá đơn thay thế, khấu trừ.

Gửi bảng này cho người phiên dịch cùng với tài liệu buổi làm việc. Một người phiên dịch đã đọc tài liệu sẽ dịch chính xác hơn hẳn người vào phòng mà chưa biết chuyện gì.

Những chỗ dịch hay sai nghĩa

Một số cặp từ gây hiểu lầm nhiều nhất khi dịch trong buổi làm việc về thuế:

• “Kiểm tra” và “thanh tra”: hai thủ tục khác nhau về trình tự và mức độ. Dịch cả hai thành cùng một từ khiến người nước ngoài đánh giá sai mức nghiêm trọng.
• “Tiền chậm nộp” và “tiền phạt”: một bên tính theo thời gian chậm, một bên là chế tài xử phạt. Gộp làm một thì người nghe tưởng mình đã bị xử phạt.
• “Hoá đơn điều chỉnh” và “hoá đơn thay thế”: cách xử lý sai sót khác nhau, hậu quả với tờ khai cũng khác.
• “Khai bổ sung”: không phải nộp thêm một tờ khai mới cho kỳ mới, mà sửa tờ khai của kỳ đã nộp.
• “Ghi nhận” trong biên bản: cán bộ thuế “ghi nhận ý kiến” không có nghĩa là đã đồng ý với ý kiến đó.

Đưa các cặp này vào bảng thuật ngữ, kèm một câu giải thích ngắn. Người phiên dịch sẽ biết lúc nào phải dừng lại giải thích thêm thay vì chỉ dịch chữ.

Trước buổi làm việc: họp ba bên ngắn

Trước giờ làm việc, người nước ngoài, kế toán và người phiên dịch nên ngồi với nhau một buổi ngắn:

1. Đọc lại thư mời: nội dung làm việc, tài liệu yêu cầu.
2. Thống nhất ai trả lời câu nào: số liệu thì kế toán, chủ trương kinh doanh thì giám đốc.
3. Thống nhất tín hiệu khi người nước ngoài chưa hiểu hoặc muốn hỏi riêng: xin phép trao đổi nội bộ một phút là bình thường.
4. Nhắc những điểm không tự quyết tại chỗ: chấp nhận điều chỉnh số liệu, cam kết thời hạn.

Nếu người nước ngoài quen văn hoá tranh luận thẳng, nên giải thích trước cách một buổi làm việc hành chính diễn ra: cán bộ thuế hỏi theo nội dung đã định, doanh nghiệp trả lời, cung cấp tài liệu và ghi ý kiến vào biên bản. Tranh luận gay gắt qua người dịch hiếm khi có lợi.

Trong buổi làm việc: nhịp câu ngắn, dịch đủ ý

• Nói câu ngắn, chờ dịch xong mới nói tiếp. Câu dài dễ bị tóm lược mất ý.
• Dịch đủ, không tóm: nhắc người phiên dịch dịch cả phần cán bộ thuế hỏi lẫn phần doanh nghiệp trả lời, không bỏ qua câu “không quan trọng”.
• Con số đọc hai lần: số tiền, số hoá đơn, kỳ thuế, ngày tháng. Nhầm “mười lăm” với “năm mươi” qua hai ngôn ngữ là chuyện có thật.
• Hỏi lại khi chưa chắc: người phiên dịch nên được phép hỏi lại cán bộ thuế một thuật ngữ chưa rõ, thay vì đoán.
• Kế toán ghi chép riêng bằng tiếng Việt, người phiên dịch ghi các điểm chính để tóm tắt lại sau buổi.

Buổi làm việc có phiên dịch dài gần gấp đôi. Hẹn khung giờ rộng, đừng xếp ngay trước một việc khác.

Biên bản bằng tiếng Việt: đọc hiểu trước khi ký

Đây là bước quan trọng nhất. Người nước ngoài ký biên bản mà không hiểu nội dung là tự nhận những điều mình chưa đọc.

1. Đề nghị người phiên dịch dịch lại toàn bộ biên bản bằng lời trước khi ký, không chỉ phần kết luận.
2. Đối chiếu con số trong biên bản với ghi chép của kế toán.
3. Nếu có điểm không đồng ý, ghi ý kiến vào phần dành cho người nộp thuế. Có thể viết bằng tiếng Việt với sự hỗ trợ của phiên dịch.
4. Đề nghị ghi tên người phiên dịch và việc biên bản đã được dịch lại cho người ký.
5. Xin một bản biên bản đã ký, rồi làm bản dịch lưu nội bộ để công ty mẹ hoặc kiểm toán đọc.

Nếu biên bản dài và phức tạp, có thể đề nghị được xem kỹ hơn trước khi ký. Việc đó có được chấp nhận hay không tuỳ tình huống, nhưng hỏi thì không sai.

Tự kiểm tra ở đâu và tài liệu nên có bản song ngữ

Trước buổi làm việc, người nước ngoài nên được xem cùng kế toán:

1. Tài khoản thuế điện tử: thông báo, tờ khai liên quan, số còn phải nộp — kế toán giải thích từng dòng.
2. Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế, cơ quan quản lý.
3. Cổng hoá đơn điện tử: nếu nội dung làm việc có hoá đơn.

Nên có sẵn bản song ngữ lưu nội bộ của: thư mời, bảng thuật ngữ, bản tóm tắt số liệu, và sau buổi làm việc là biên bản. Bộ tài liệu này dùng lại được cho lần sau và cho người phiên dịch mới nếu phải đổi người. Với những câu hỏi về thuế thu nhập của chính người nước ngoài, có thể xem thêm mục người đại diện là người nước ngoài.