Người đại diện ở xa hoặc đang ở nước ngoài: làm việc với thuế cơ sở thế nào

Người đại diện theo pháp luật ở xa — tỉnh khác, hay đang sống ở nước ngoài — không nhất thiết phải về cho mọi việc với thuế cơ sở. Phần lớn giao dịch ký bằng chữ ký số và nộp qua mạng; phần đi lại, giải trình có thể giao cho người được uỷ quyền. Chỉ một số ít việc đòi chính người đại diện ký tay hoặc có mặt, và những việc đó nên gom lại cho một chuyến.

Rủi ro thật không nằm ở khoảng cách mà ở đứt liên lạc: thông báo gửi về hộp thư không ai đọc, chữ ký số nằm trong ngăn kéo văn phòng không ai được dùng, người ở lại không có giấy uỷ quyền. Bài này chia việc theo ba nhóm và chỉ cách giữ mạch liên lạc với cơ quan thuế khi người đứng tên không ở gần.

Ba nhóm việc: ký số từ xa, giao người ở gần, tự có mặt

Ranh giới giữa nhóm hai và nhóm ba không cố định. Có buổi làm việc cơ quan thuế chấp nhận người được uỷ quyền, có buổi đề nghị người đại diện trực tiếp. Hỏi rõ khi nhận thư mời, đừng mặc định.

Chữ ký số: ai giữ, ký thế nào khi chủ ở xa

Chữ ký số của doanh nghiệp thường là một thiết bị cắm máy hoặc một chữ ký số lưu trên hệ thống của nhà cung cấp, ký qua điện thoại. Khi người đại diện ở xa, có hai cách tổ chức:

• Chữ ký số dạng thiết bị để ở văn phòng, kế toán giữ và ký theo phê duyệt của người đại diện. Cách này tiện nhưng đồng nghĩa người đại diện tin người giữ thiết bị như tin chính mình. Nên có quy định bằng văn bản: ký gì, ai duyệt, lưu vết thế nào.
• Chữ ký số ký qua điện thoại do người đại diện tự giữ: ký được ở bất cứ đâu có mạng. Kế toán chuẩn bị hồ sơ, gửi người đại diện duyệt rồi ký. Chậm hơn một chút, nhưng người đứng tên kiểm soát được.

Dù cách nào, cần: theo dõi hạn chữ ký số (hết hạn khi chủ ở nước ngoài là tình huống gia hạn rất vất vả), thay mã PIN khi người giữ nghỉ việc, và giữ danh sách hồ sơ đã ký theo tháng. Ở nước ngoài, việc gia hạn hay cấp lại có thể vướng khâu xác thực danh tính; hỏi nhà cung cấp từ sớm.

Người đi thay: chọn ai và giao gì

Người được uỷ quyền đi làm việc với thuế cơ sở thường là kế toán nội bộ, một quản lý tin cậy, hoặc nhân viên của đại lý thuế. Tiêu chí chọn:

1. Nắm hồ sơ: trả lời được câu hỏi về số liệu, không chỉ là người mang giấy.
2. Liên lạc được với người đại diện ngay trong buổi làm việc, để hỏi khi có vấn đề vượt phạm vi.
3. Có giấy uỷ quyền đúng phạm vi: được cung cấp tài liệu, được giải trình, có được ký biên bản hay không, có được ký văn bản cam kết hay không.

Trước buổi làm việc, người đại diện và người đi thay nên thống nhất những điểm không được tự quyết: chấp nhận một số liệu điều chỉnh lớn, cam kết một thời hạn nộp tiền, thừa nhận một vi phạm. Với những điểm này, người đi thay ghi ý kiến và xin trả lời sau, thay vì ký ngay.

Giấy uỷ quyền phải còn hiệu lực vào ngày làm việc. Giấy lập từ vài năm trước cho một người đã nghỉ việc là chuyện rất hay gặp ở doanh nghiệp vắng chủ.

Người đại diện ở nước ngoài: giấy tờ và múi giờ

Khi người đại diện đang sống ở nước ngoài, có thêm vài lớp khó:

• Giấy uỷ quyền lập ở nước ngoài: văn bản do cơ quan nước ngoài chứng nhận khi dùng ở Việt Nam thường phải qua hợp pháp hoá lãnh sự (trừ trường hợp được miễn) và kèm bản dịch tiếng Việt. Cách đơn giản hơn là lập sẵn giấy uỷ quyền khi người đại diện còn ở Việt Nam, thời hạn đủ dài.
• Ký văn bản giấy: nếu cơ quan thuế cần bản ký tay, người đại diện ký rồi gửi bản gốc qua chuyển phát quốc tế. Tính trước thời gian gửi khi có hạn.
• Múi giờ: cuộc gọi hỏi ý kiến trong buổi làm việc có thể rơi vào nửa đêm bên kia. Hẹn trước khung giờ người đại diện nghe máy được.
• Nhận thông báo: thư điện tử đăng ký nhận thông báo thuế nên chuyển tiếp cho cả người đại diện, không chỉ kế toán.

Vắng mặt kéo dài: khi nào nên đổi hoặc thêm người đại diện

Nếu người đại diện ở xa lâu dài và doanh nghiệp vẫn hoạt động đều, hãy cân nhắc hai hướng với cơ quan đăng ký kinh doanh:

• Bổ sung một người đại diện ở Việt Nam (nếu loại hình doanh nghiệp và điều lệ cho phép có nhiều người đại diện), phân quyền rõ trong điều lệ.
• Thay đổi người đại diện nếu người hiện tại không còn điều hành thực tế.

Một người đứng tên mà không điều hành, không nắm được sổ sách, là người chịu rủi ro lớn nhất khi doanh nghiệp có vấn đề về thuế. Ngược lại, thay đổi người đại diện cũng kéo theo việc thuế phải làm theo — cập nhật thông tin đăng ký, chữ ký số, tài khoản — nên làm có kế hoạch.

Luật Doanh nghiệp có quy định về việc người đại diện phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam, và phải uỷ quyền khi xuất cảnh. Chi tiết áp dụng cho từng loại hình nên tra văn bản hiện hành hoặc hỏi người có chuyên môn pháp lý doanh nghiệp.

Trước chuyến về nước: kiểm tra nghĩa vụ thuế còn treo

Khi doanh nghiệp còn nợ thuế, người đại diện theo pháp luật có thể bị tạm hoãn xuất cảnh. Người đại diện đang ở nước ngoài về Việt Nam thăm nhà hay làm việc, rồi không đi được như dự định vì một khoản nợ mình không biết, là tình huống không hiếm.

1. Vài tuần trước chuyến về, nhờ kế toán tra số còn phải nộp trong tài khoản thuế điện tử và chụp gửi.
2. Xem có thông báo nào về nợ thuế, cưỡng chế, hay trạng thái mã số thuế bất thường không.
3. Nếu có khoản còn nợ, xử lý trước khi về, giữ chứng từ nộp tiền. Việc cập nhật trạng thái sau khi đã nộp cần thời gian; đừng để sát ngày bay.

Không cần hoảng với mọi con số trong tài khoản — có khoản là số tạm tính chưa đến hạn. Nhưng biết trước để hỏi rõ vẫn tốt hơn phát hiện ở cửa khẩu.

Tự kiểm tra ở đâu khi ở xa

Người đại diện ở xa nên tự xem được, không chỉ nghe kể lại:

1. Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: có quyền xem, dù không trực tiếp nộp. Xem thông báo, tờ khai đã nộp, số còn phải nộp.
2. Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế, cơ quan quản lý, người đại diện đang ghi nhận.
3. Cổng hoá đơn điện tử: tình trạng sử dụng hoá đơn, hoá đơn đã lập theo tháng.

Một buổi mỗi tháng tự mở ba chỗ này là đủ để phát hiện sớm hầu hết vấn đề. Về giấy uỷ quyền cho người đi thay, xem thêm nội dung bắt buộc của giấy uỷ quyền làm việc với cơ quan thuế.