Khi không đồng ý với một phần nội dung biên bản làm việc với cơ quan thuế, cách thường an toàn nhất là ký biên bản kèm ý kiến bảo lưu: ghi rõ vào phần dành cho người nộp thuế những điểm chưa đồng ý, lý do ngắn gọn và tài liệu sẽ bổ sung. Ký kèm ý kiến không có nghĩa là thừa nhận toàn bộ; nó xác nhận buổi làm việc đã diễn ra và ghi lại quan điểm của doanh nghiệp ngay trong hồ sơ.
Biên bản chưa phải là quyết định hành chính, nên thường chưa phải lúc khiếu nại. Nhưng biên bản là căn cứ cho kết luận, quyết định sau đó. Vì vậy những gì ghi trong biên bản — cả phần của cơ quan thuế lẫn phần ý kiến của doanh nghiệp — cần được viết cẩn thận ngay từ đầu.
Đọc biên bản trước khi nghĩ tới chuyện đồng ý hay không
Cuối buổi làm việc, thường có một khoảng thời gian để đọc biên bản. Đừng đọc lướt. Đọc theo thứ tự:
- Phần mở đầu: thành phần tham dự, tư cách từng người (người đại diện, người được uỷ quyền), căn cứ làm việc. Sai tư cách người ký là lỗi hay gặp.
- Phần nội dung ghi nhận: những gì doanh nghiệp đã trình bày, đã cung cấp. Có thiếu tài liệu nào đã nộp không?
- Phần số liệu: đối chiếu từng con số với ghi chép của mình.
- Phần kết luận, kiến nghị (nếu có): cơ quan thuế đề nghị điều chỉnh gì, yêu cầu bổ sung gì, hạn nào.
- Phần ý kiến của người nộp thuế: còn trống bao nhiêu chỗ để viết.
Nếu biên bản dài và phức tạp, có thể đề nghị thêm thời gian đọc hoặc xin bản nháp để xem. Được chấp nhận hay không tuỳ tình huống, nhưng đề nghị là hợp lý.
Phân loại chỗ không đồng ý
| Loại | Ví dụ | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Ghi nhận sai sự việc | Biên bản ghi doanh nghiệp “không xuất trình” hợp đồng trong khi đã đưa ra | Đề nghị sửa ngay trong biên bản; nếu không sửa, ghi ý kiến |
| Số liệu khác sổ sách | Doanh thu ghi nhận khác số doanh nghiệp tính | Ghi ý kiến: số theo sổ sách là bao nhiêu, sẽ gửi bảng đối chiếu |
| Khác quan điểm áp dụng quy định | Cơ quan thuế cho rằng khoản chi không được trừ | Ghi ý kiến chưa đồng ý, nêu căn cứ ngắn, bảo lưu quyền giải trình bằng văn bản |
| Thiếu nội dung doanh nghiệp đã trình bày | Lời giải thích về một giao dịch không được ghi lại | Đề nghị bổ sung vào biên bản hoặc ghi vào phần ý kiến |
Loại thứ nhất và thứ tư thường sửa được tại chỗ nếu đề nghị lịch sự và cụ thể. Loại thứ hai và thứ ba là phần của ý kiến bảo lưu.
Viết ý kiến bảo lưu: ngắn, cụ thể, có hẹn bổ sung
Phần ý kiến của người nộp thuế không phải chỗ để tranh luận dài. Viết theo khuôn ba ý:
- Điểm chưa đồng ý: nêu đúng mục, đúng số liệu trong biên bản.
- Lý do ngắn: một hai câu, nêu căn cứ hoặc tài liệu.
- Việc sẽ làm: tài liệu gì sẽ gửi bổ sung, trước ngày nào.
Ví dụ cách viết: “Doanh nghiệp chưa đồng ý với số liệu tại mục … về doanh thu tháng … Theo sổ sách của doanh nghiệp, doanh thu tháng này là … do có hoá đơn điều chỉnh giảm cho khách hàng. Doanh nghiệp sẽ gửi bảng đối chiếu và hoá đơn điều chỉnh bằng văn bản trước ngày …, đề nghị cơ quan thuế xem xét trước khi kết luận.”
Tránh câu chung chung như “không đồng ý toàn bộ biên bản” hay lời lẽ gay gắt. Ý kiến cụ thể mới được xem xét; ý kiến cảm tính thường chỉ được ghi nhận cho có.
Từ chối ký: khi nào cân nhắc, hậu quả là gì
Từ chối ký là lựa chọn có, nhưng thường không phải lựa chọn tốt:
- Biên bản vẫn có thể được hoàn tất theo thủ tục dành cho trường hợp người nộp thuế không ký, kèm ghi nhận việc từ chối.
- Doanh nghiệp mất cơ hội ghi quan điểm của mình ngay trong biên bản.
- Từ chối ký có thể bị nhìn nhận là không hợp tác, ảnh hưởng tới không khí các bước sau.
Chỉ nên cân nhắc từ chối ký khi biên bản ghi sai nghiêm trọng về sự việc (ví dụ ghi doanh nghiệp đã thừa nhận điều mình không thừa nhận) và cơ quan thuế không đồng ý sửa hay cho ghi ý kiến. Khi đó, nêu rõ lý do từ chối, và gửi văn bản trình bày ngay trong ngày hoặc hôm sau. Với những tình huống này, nên có ý kiến của luật sư hoặc người có kinh nghiệm trước khi quyết định.
Người đi thay mà giấy uỷ quyền không cho ký biên bản thì nói rõ và đề nghị ghi nhận; đó không phải từ chối ký.
Ví dụ giả định: bảo lưu về một khoản chi
Giả sử một công ty dịch vụ được mời làm việc về hồ sơ quyết toán. Cán bộ thuế cho rằng một khoản chi thuê chuyên gia tư vấn không đủ hồ sơ chứng minh, nên đề nghị loại khỏi chi phí được trừ. Công ty có hợp đồng, hoá đơn, chứng từ chuyển khoản, nhưng hôm đó chưa mang theo báo cáo kết quả tư vấn.
- Phần biên bản ghi nhận: đúng là công ty chưa xuất trình báo cáo kết quả. Không có gì để sửa ở đây.
- Phần kiến nghị loại chi phí: công ty chưa đồng ý.
- Ý kiến ghi vào biên bản: “Công ty chưa đồng ý loại khoản chi tại mục … Khoản chi có hợp đồng, hoá đơn, chứng từ thanh toán qua ngân hàng đã xuất trình; báo cáo kết quả tư vấn và biên bản nghiệm thu sẽ được gửi bằng văn bản trước ngày …, đề nghị cơ quan thuế xem xét trước khi kết luận.”
- Sau buổi làm việc: công ty gửi đúng hạn, kèm bảng mô tả khoản chi gắn với hoạt động kinh doanh nào.
Kết quả cuối cùng do cơ quan thuế quyết định. Nhưng quan điểm và tài liệu của công ty đã nằm trong hồ sơ, đúng lúc, đúng chỗ.
Ghi âm, ghi chép: làm sao cho đúng mực
Nhiều doanh nghiệp muốn ghi âm buổi làm việc để phòng tranh cãi về lời nói. Nguyên tắc nên giữ:
- Hỏi và được đồng ý trước khi ghi âm, ghi hình. Ghi lén dễ làm mất lòng tin và có thể phát sinh vấn đề pháp lý về dùng thông tin, hình ảnh của người khác.
- Ghi chép tay luôn là việc nên làm: một người trong đoàn chuyên ghi, theo khuôn câu hỏi — câu trả lời — tài liệu đã đưa.
- Chụp lại biên bản đã ký nếu chưa được giao bản ngay.
Biên bản mới là tài liệu chính thức. Ghi âm hay ghi chép là để doanh nghiệp tự đối chiếu và viết văn bản bổ sung cho chính xác, không phải để “bắt lỗi” cán bộ.
Ngay sau buổi làm việc: văn bản bổ sung
- Trong ngày: lập danh sách điểm đã bảo lưu và tài liệu đã hẹn gửi, giao người làm, hạn làm.
- Trước hạn đã ghi: gửi văn bản bổ sung, trả lời đúng thứ tự các điểm trong biên bản, mỗi điểm kèm tài liệu đánh số.
- Giữ bằng chứng đã gửi: biên nhận điện tử, giấy báo phát, bản có dấu tiếp nhận.
- Theo dõi kết luận hoặc quyết định sau đó. Nếu quyết định vẫn giữ quan điểm doanh nghiệp không đồng ý, lúc đó mới đến bước khiếu nại hoặc khởi kiện theo trình tự.
Hạn gửi bổ sung ghi trong biên bản là hạn doanh nghiệp tự cam kết. Trễ hạn làm ý kiến bảo lưu mất nhiều sức nặng.
Tự kiểm tra ở đâu
- Tài khoản thuế điện tử: thông báo, kết luận, quyết định gửi sau buổi làm việc.
- Tờ khai và số phải nộp của kỳ được làm việc: có thay đổi gì sau kết luận.
- Cổng hoá đơn điện tử: nếu nội dung làm việc liên quan hoá đơn, đối chiếu lại các hoá đơn được nêu.
Lưu biên bản, văn bản bổ sung, bằng chứng gửi và kết luận sau đó trong một bộ. Nếu phải khiếu nại quyết định về sau, bộ này là xương sống của đơn. Về trình tự khiếu nại quyết định, xem thêm không đồng ý với quyết định xử phạt thuế: khiếu nại theo trình tự nào.
Câu hỏi thường gặp
Ký biên bản có nghĩa là đồng ý với toàn bộ nội dung không?
Không nhất thiết. Chữ ký xác nhận buổi làm việc đã diễn ra và nội dung đã được ghi lại. Những điểm không đồng ý phải được ghi rõ trong phần ý kiến của người nộp thuế thì mới thể hiện được quan điểm.
Phần ý kiến trong biên bản hết chỗ viết thì sao?
Đề nghị ghi tiếp vào trang bổ sung đính kèm biên bản, có chữ ký các bên, hoặc ghi ngắn “ý kiến chi tiết theo văn bản gửi ngày …” rồi gửi văn bản ngay sau đó.
Có được đem biên bản về đọc rồi mới ký không?
Tuỳ tình huống và loại biên bản; có thể đề nghị. Nếu không được, đọc kỹ tại chỗ, ghi ý kiến bảo lưu cho những điểm chưa chắc và hẹn gửi văn bản bổ sung.
Ghi âm buổi làm việc có cần xin phép không?
Nên hỏi và được đồng ý trước. Ghi âm công khai giúp các bên cẩn trọng hơn; ghi lén dễ làm mất lòng tin và có thể phát sinh vấn đề pháp lý.
Không đồng ý biên bản thì khiếu nại ngay được không?
Khiếu nại thường nhắm vào quyết định hành chính hoặc hành vi hành chính. Với biên bản, cách phù hợp là ghi ý kiến và gửi văn bản giải trình, bổ sung trước khi có kết luận; khi có quyết định mà vẫn không đồng ý thì khiếu nại quyết định đó.
Người được uỷ quyền có được ghi ý kiến bảo lưu không?
Được, trong phạm vi uỷ quyền. Nếu giấy uỷ quyền không cho ký biên bản, người đi thay nói rõ và đề nghị ghi nhận, rồi báo ngay người đại diện để xử lý.
