Để buổi tư vấn thuế có kết quả ngay lần đầu, cần mang tới ba thứ: một trang mô tả tình huống (ai, việc gì, từ khi nào, đã làm gì), giấy tờ đúng với việc đó chứ không phải cả tủ hồ sơ, và danh sách câu hỏi kèm kết quả mong muốn. Thiếu một trong ba, người tư vấn chỉ nói được nguyên tắc chung và hẹn “bổ sung rồi quay lại”.
Việc chuẩn bị mất khoảng một buổi tối. Đổi lại, buổi tư vấn ngắn hơn, câu trả lời sát hơn, và người hỏi mang về được một danh sách việc cần làm có thứ tự rõ ràng. Bài dưới đây đi qua từng bước, áp dụng được khi hỏi bộ phận hỗ trợ của cơ quan thuế lẫn khi gặp đại lý thuế hay đơn vị kế toán.
Viết ra kết quả mong muốn trước khi đặt lịch
Nhiều buổi tư vấn đi vòng vì người hỏi chưa rõ mình cần gì. Trước khi gọi đặt lịch, trả lời một câu: ra về, mình muốn cầm được gì trong tay? Thường rơi vào một trong ba loại:
- Một quyết định: ví dụ nên khôi phục mã số thuế hay đóng doanh nghiệp, nên chuyển hộ kinh doanh lên doanh nghiệp năm nay hay chưa.
- Một hồ sơ hoàn chỉnh: biết chính xác cần nộp những gì, ở đâu, theo mẫu nào của văn bản hiện hành.
- Một cách hiểu quy định áp vào giao dịch cụ thể: khoản này được trừ hay không, hoá đơn này xử lý thế nào.
Ghi kết quả mong muốn thành một câu ở đầu trang mô tả. Người tư vấn đọc câu đó sẽ biết ngay nên đi thẳng vào đâu.
Chọn đúng người để hỏi
| Người tư vấn | Làm tốt | Không nên kỳ vọng |
|---|---|---|
| Bộ phận hỗ trợ người nộp thuế của cơ quan thuế | Hướng dẫn thủ tục, giải thích quy định, xem tình trạng hồ sơ trên hệ thống | Lên phương án tối ưu thuế, làm hồ sơ thay, cam kết kết quả kiểm tra |
| Đại lý thuế, đơn vị kế toán | Rà sổ sách, dựng lại số liệu, lập và nộp hồ sơ theo hợp đồng | Quyết định thay cơ quan thuế, bảo đảm “không bị kiểm tra” |
| Luật sư | Tranh chấp, khiếu nại phức tạp, trách nhiệm cá nhân của người đại diện | Làm sổ sách, khai thuế định kỳ |
Với việc gắn với dữ liệu của chính doanh nghiệp trên hệ thống thuế (tờ khai lỗi, trạng thái mã số thuế, số nợ), nên bắt đầu ở cơ quan thuế quản lý: họ nhìn thấy dữ liệu thật. Với việc cần dựng lại sổ sách nhiều năm, nên gặp đơn vị kế toán trước để có số liệu rồi mới lên cơ quan thuế.
Một lỗi hay gặp là mang câu hỏi “nên làm thế nào cho lợi nhất” tới quầy hỗ trợ của cơ quan thuế. Cán bộ hỗ trợ giải thích quy định cho mọi người như nhau; họ không lựa phương án cho riêng doanh nghiệp. Ngược lại, mang câu hỏi “hệ thống đang ghi nhận gì về doanh nghiệp” tới đơn vị dịch vụ cũng không hiệu quả, vì họ chỉ thấy những gì doanh nghiệp đưa cho xem. Chọn đúng người là đã giải quyết được một nửa buổi tư vấn.
Bản mô tả một trang: khung mẫu
Không cần văn phong, chỉ cần đủ ý và đúng thứ tự:
- Thông tin cơ bản: tên doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, người đại diện, người liên hệ.
- Việc cần hỏi trong một câu.
- Diễn biến: các mốc thời gian chính, mỗi mốc một dòng. Ví dụ: “tháng 3 nhận thông báo…”, “tháng 5 nộp bổ sung…”.
- Con số liên quan: số tiền, số hoá đơn, số kỳ còn thiếu, nếu có.
- Đã làm gì, đã hỏi ai, câu trả lời trước đó là gì.
- Câu hỏi cụ thể, đánh số.
- Kết quả mong muốn.
In hai bản: một đưa người tư vấn, một để mình ghi chú. Nếu đặt lịch trước, gửi bản mô tả qua kênh chính thức để người tư vấn đọc trước; buổi gặp sẽ ngắn đi đáng kể.
Giấy tờ mang theo theo loại việc
Mang đúng việc, không mang cả tủ. Bộ giấy tờ nền luôn có: giấy tờ tuỳ thân, thông tin đăng ký doanh nghiệp bản mới nhất, giấy uỷ quyền nếu không phải người đại diện. Thêm theo việc:
| Việc | Nên mang thêm |
|---|---|
| Trạng thái mã số thuế bất thường | Kết quả tra cứu có ngày tra, thông báo nhận được, danh sách tờ khai đã nộp |
| Số nợ không khớp | Giấy nộp tiền, chứng từ ngân hàng, bản in số liệu trên tài khoản thuế |
| Hoá đơn sai, cần xử lý | Danh sách hoá đơn liên quan tải từ cổng hoá đơn, hợp đồng, biên bản với khách hàng |
| Hộ kinh doanh chuyển cách nộp thuế | Giấy đăng ký hộ, thông báo thuế các năm trước, sổ ghi doanh thu nếu có |
| Được mời giải trình | Thư mời và đúng các tài liệu ghi trong thư mời, sắp theo thứ tự nội dung |
Bản gốc mang theo để đối chiếu, bản sao để nộp lại nếu được yêu cầu. Dữ liệu điện tử nên lưu sẵn trong máy tính xách tay hoặc thiết bị lưu trữ, mở được khi không có mạng.
Khi gọi đặt lịch, nói gì
Nhiều nơi cho đặt lịch làm việc hoặc tư vấn trước. Khi gọi, nói gọn bốn ý: mã số thuế, việc cần hỏi trong một câu, ai sẽ đến, có mang theo bản mô tả không. Hỏi lại ba điều:
- Buổi gặp kéo dài khoảng bao lâu, gặp ai hoặc bộ phận nào.
- Có cần gửi tài liệu trước không, gửi qua kênh nào.
- Người đi thay có cần giấy uỷ quyền theo nội dung nào.
Ghi lại ngày giờ hẹn, tên người nhận lịch. Nếu phải huỷ, báo trước cho chính người đó để không mất lượt.
Trong buổi tư vấn: ghi sao cho dùng được
Ghi chép không phải để làm bằng, mà để hôm sau người khác trong doanh nghiệp đọc vẫn hiểu. Một vài thói quen có ích:
- Ghi theo từng câu hỏi đã đánh số, mỗi câu một câu trả lời.
- Phân biệt kết luận (“phải nộp bổ sung tờ khai quý này”) với ý kiến (“có thể xem xét…”). Chỉ kết luận mới đưa vào danh sách việc cần làm.
- Khi câu trả lời phụ thuộc văn bản, hỏi tên văn bản để tự đọc lại.
- Cuối buổi, đọc lại danh sách việc và hỏi: “còn thiếu gì không?”.
Nếu là buổi làm việc chính thức theo thư mời, thường có biên bản. Đọc kỹ trước khi ký; chỗ nào chưa đúng ý thì đề nghị ghi thêm ý kiến của doanh nghiệp vào biên bản.
Nếu buổi tư vấn phát sinh yêu cầu bổ sung tài liệu, hỏi ngay ba điều: bổ sung những gì, hạn bao lâu, gửi qua kênh nào và cho ai. Ba thông tin này thiếu một là lần sau dễ gửi nhầm chỗ hoặc quá hạn mà không biết. Cũng nên xin số liên hệ trực tiếp của người đang theo dõi hồ sơ, thay vì chỉ có số chung của đơn vị.
Sau buổi tư vấn và tự kiểm tra ở đâu
Ngay trong ngày, chuyển ghi chép thành bảng việc: việc gì, ai làm, hạn nào, cần giấy tờ gì. Gửi bảng này cho người đại diện, kế toán và người đi làm việc để mọi người cùng một bản.
Trước buổi tư vấn và sau mỗi bước làm theo hướng dẫn, tự kiểm tra ở: trang tra cứu thông tin người nộp thuế (trạng thái, đơn vị quản lý), tài khoản thuế điện tử (tờ khai, thông báo, số phải nộp), cổng hoá đơn điện tử (hoá đơn đã lập, đã nhận), và với cá nhân là ứng dụng thuế điện tử trên điện thoại. Kết quả trên hệ thống là cách xác nhận hướng dẫn đã được thực hiện đúng.
Nếu tình huống liên quan hồ sơ cần mang theo khi được mời làm việc, xem thêm ở mục Chuẩn bị hồ sơ của Trung Tâm Thuế.
Câu hỏi thường gặp
Có mất phí khi hỏi bộ phận hỗ trợ của cơ quan thuế không?
Hỗ trợ người nộp thuế là nhiệm vụ của cơ quan thuế, người nộp thuế không phải trả phí để được hướng dẫn. Ai đòi tiền để “đặt lịch nhanh” hay “gặp đúng người” là dấu hiệu nên cảnh giác.
Đi một mình hay nên dẫn kế toán theo?
Nếu câu hỏi liên quan số liệu, nên có người nắm sổ sách đi cùng hoặc đi thay có giấy uỷ quyền. Người đại diện đi một mình thường không trả lời được các câu hỏi chi tiết, dẫn tới phải hẹn lại.
Không có thời gian viết bản mô tả thì sao?
Ít nhất hãy viết ba dòng: mã số thuế, việc cần hỏi, kết quả mong muốn. Ba dòng đó đã giúp người tư vấn định hướng nhanh hơn nhiều so với kể miệng từ đầu.
Câu trả lời ở buổi tư vấn khác với lời kế toán nói trước đó thì tin ai?
Hỏi cả hai căn cứ vào văn bản nào rồi tự đối chiếu. Với việc ảnh hưởng số thuế, có thể gửi câu hỏi bằng văn bản tới cơ quan thuế quản lý để có câu trả lời lưu hồ sơ.
Có nên ghi âm buổi tư vấn không?
Nếu muốn ghi âm, nên hỏi trước và được đồng ý. Ghi chép tay theo câu hỏi đánh số thường đủ dùng và dễ chia sẻ trong doanh nghiệp hơn một tệp ghi âm dài.
Một buổi hỏi được bao nhiêu việc?
Nên tập trung một việc chính, cùng lắm hai việc có liên quan. Dồn nhiều việc rời rạc vào một buổi thì việc nào cũng chỉ được trả lời sơ sài.
